Створення довідника підрозділів в workabox

Перше, що потрібно зробити в workabox - створити структуру вашої роздрібної торгівлі. Щоб не виникало помилок з обліком товарів і грошей, необхідно вказати всі ваші магазини, склади, франчайзі, каси підрозділів і магазинів.

При цьому для подальшої роботи чітко вказуємо ієрархію - підпорядкування бізнес- структур одна одній. Наприклад, склади та магазини в регіоні підпорядковані представництву в цьому регіоні. А саме представництво і франчайзі - головному офісу.

Для ведення зручного товарного та грошового обліку потрібна чітка ієрархія.

Радимо з самого початку вказувати повні дані (найменування, адреса, телефон й інше). Чим повніше і точніше будуть введені дані, тим простіше і легше ви працюватимите з сервісом workabox. Орієнтовний час створення довідника підрозділів для роздрібної торгівлі, в активі якої 10 структурних одиниць приблизно 15 хвилин.

Переконайтеся в цьому самі!

Політика безпеки в workabox

У workabox ви створюєте групи користувачів (за замовчуванням їх дві «Менеджери» і «Касири»). Кожна група робить у сервісі чітко визначені ВАМИ дії, бачить чітко визначену ВАМИ інформацію.

Наприклад, представникам групи «Касири» доступні тільки операції з продажу і повернення товарів у торговій точці.

А група «Менеджери» бачить залишки товару в магазинах і на складах, може змінювати ціни на товари, робити замовлення постачальникам і будувати звіти, але не здійснює продажів.

У цьому і виявляється гнучкість сервісу. У workabox ви легко налаштовуєте повноваження ваших співробітників так, як того вимагає специфіка вашої діяльності.

Але чим говорити про безпеку, краще її організувати!

Створення номенклатурного довідника в workabox

Номенклатура - це без перебільшення серце роздрібної торгівлі.

Номенклатурний довідник потрібен:

• Для управління товарними запасами;
• Для здійснення продажів і закупівель;
• Для встановлення цін;
• Для створення звітів про діяльність.

Це головна частина роздрібної торгівлі, якій потрібно приділити максимум уваги.

У workabox номенклатурний довідник ви можете створити двома можливими способами:

• Власноруч внести список товарів.
• Імпортувати список товарів з файлу Excel.

На внесення одного товару власноруч йде менше 30 секунд. Ви вводите його найменування, дрібність, артикул, колір, розмір та інші необхідні параметри (ви можете вносити і видаляти їх).

Якщо у вас кілька десятків товарів, то створення номенклатурного довідника у вас займе не більше 1 години.

В іншому випадку доцільніше імпортувати товари з файлу Excel. Швидше за все, такий файл у вас є - його надсилає вам постачальник. Якщо постачальників кілька, то доведеться витратити трохи часу і об'єднати файли. Але це все одно швидше і простіше, ніж заводити кожен товар окремо.

Почніть імпорт і через кілька секунд ваш номенклатурний довідник створений. Настав час для самої приємної частини - виставлення цін.

ВАЖЛИВО! еред тим, як створити довідник роздрібних цін необхідно (за аналогією зі створенням довідника користувачів) завести постачальників. Трапляється так, що у різних постачальників збігаються артикули (а у вас це різні товари). Або ви купуєте один товар у різних постачальників.

Створивши довідник постачальників, ви дасте сервісу workabox можливість правильно і коректно створити номенклатурний довідник і прайс -лист (докладніше про постачальників буде розглянуто в розділі «Закупівля»).

Грошова політика у workabox

На грошових коштах ми детальніше зупинимося на сторінці «Грошовий облік». На даному етапі перед нами тільки одне завдання - підготувати сервіс workabox до ведення фінансового обліку.

Для цього слід згадати золоте правило, яке свідчить, що гроші люблять рахунок. Зробимо цей рахунок доступним і простим.

В середині сервісу workabox у вкладці «Управління» вам доступні такі пункти внутрішнього меню, як «Каси підрозділів», «Розрахункові рахунки» і «Банки». Саме ці параметри - це основа для ведення фінансового обліку.

Каси підрозділів

Каса підрозділів - це об'єкт обліку, з якого, і на який здається торгова виручка, відбувається внесення розмінної монети в каси магазину, проводиться інкасація.

В дрібній роздрібній торгівлі каса підрозділів одна - це сейф в офісі.

В великій роздрібній торгівлі кас підрозділів може бути декілька (в офісі і по одній у кожному магазині - називаються «Головна каса»).

Такі каси ви і створюєте в workabox. Що стосується касових місць, то вони створюються на етапі створення магазину.

Банки

Щоб зручно вести фінансовий облік в workabox, вам необхідно ввести інформацію про банки, з якими ви працюєте (назва, МФО, адреса, телефон та інше).

Ви вносите в workabox всі банки, з якими ви працюєте.

Розрахункові рахунки

Знову все дуже просто. Заповнюєте форму (найменування рахунку, батьківський підрозділ, в якому банку відкритий рахунок) і через 10 секунд розрахунковий рахунок заведений.

Скільки рахунків ви використовуєте, стільки й вносите в workabox.

Все! 15 хвилин і сервіс workabox готовий до грошового обліку. Тепер ви можете створювати вихідні і вхідні платежі, здійснювати внутрішні переміщення коштів. І кожен процес супроводжується документами.

Спробуйте вести фінансовий облік зручно!