spravochnik-podrazdeleniy.jpg

Створення довідника підрозділів в workabox

Перше, що потрібно зробити в workabox - створити структуру вашої роздрібної торгівлі. Щоб не виникало помилок з обліком товарів і грошей, необхідно вказати всі ваші магазини, склади, франчайзі, каси підрозділів і магазинів.

При цьому для подальшої роботи чітко вказуємо ієрархію - підпорядкування бізнес- структур одна одній. Наприклад, склади та магазини в регіоні підпорядковані представництву в цьому регіоні. А саме представництво і франчайзі - головному офісу.

Для ведення зручного товарного та грошового обліку потрібна чітка ієрархія.

Радимо з самого початку вказувати повні дані (найменування, адреса, телефон й інше). Чим повніше і точніше будуть введені дані, тим простіше і легше ви працюватимите з сервісом workabox. Орієнтовний час створення довідника підрозділів для роздрібної торгівлі, в активі якої 10 структурних одиниць приблизно 15 хвилин.

Переконайтеся в цьому самі!

spravochnik-polzovatelya.jpg

Створення довідника користувачів в workabox

Перший крок подоланий - створена структура вашої роздрібної торгівлі.

Будь-якому бізнесу потрібні люди. Тому другий крок роботи з workabox - створення довідника користувачів.

Вказуємо посади працівників (менеджер офісу, продавець, касир, завскладом) і прив'язуємо їх до підрозділу.

Один співробітник може бути закріплений тільки за одним підрозділом. Насамперед, так потрібно зробити для безпеки, щоб виключити конфлікти прав доступу на здійснення тих чи інших операцій. Це допоможе уникнути шахрайства з боку співробітників.

Не варто відкладати на потім те, що можна зробити відразу. При створенні довідника користувачів слід вказувати максимум інформації про ваших співробітників (П.І.Б., дата народження, телефон, електронна адреса та інше). Це значно спростить вашу роботу з workabox в майбутньому.

Досвід наших клієнтів показує, що для створення довідника з 10 користувачів потрібно 10 хвилин.

Перевірте це!

group-sotrudniki.jpg

Політика безпеки в workabox

У workabox ви створюєте групи користувачів (за замовчуванням їх дві «Менеджери» і «Касири»). Кожна група робить у сервісі чітко визначені ВАМИ дії, бачить чітко визначену ВАМИ інформацію.

Наприклад, представникам групи «Касири» доступні тільки операції з продажу і повернення товарів у торговій точці.

А група «Менеджери» бачить залишки товару в магазинах і на складах, може змінювати ціни на товари, робити замовлення постачальникам і будувати звіти, але не здійснює продажів.

У цьому і виявляється гнучкість сервісу. У workabox ви легко налаштовуєте повноваження ваших співробітників так, як того вимагає специфіка вашої діяльності.

Але чим говорити про безпеку, краще її організувати!

uchetnaya politika.jpg

Облікова політика в workabox

У кожній грі є правила. Роздрібний бізнес - не виняток. Але, тут у вас існують певні переваги. Бізнес ваш, тому й правила встановлюєте ви.

У великому бізнесі це називається обліковою політикою. Хочете встановити свої правила? Тоді дайте відповідь на такі запитання:

  • В якій валюті здійснюється продаж товару?
  • Яка мінімальна ціна товару з урахуванням всіх можливих знижок (наприклад,1 копійка )?
  • Не хочете порпатися з копійками? За вашим бажанням workabox округлює суму продажу таким чином, щоб вона була кратна 25 -ти копійкам, або 50 -ти, або взагалі без копійок.

Створення в workabox облікової політики займає у вас не більше 5-ти хвилин.

nomenklaturniy-spravochnik.jpg

Створення номенклатурного довідника в workabox

Номенклатура - це без перебільшення серце роздрібної торгівлі.

Номенклатурний довідник потрібен:

  • Для управління товарними запасами;
  • Для здійснення продажів і закупівель;
  • Для встановлення цін;
  • Для створення звітів про діяльність.

Це головна частина роздрібної торгівлі, якій потрібно приділити максимум уваги.

У workabox номенклатурний довідник ви можете створити двома можливими способами:

  • Власноруч внести список товарів.
  • Імпортувати список товарів з файлу Excel.

На внесення одного товару власноруч йде менше 30 секунд. Ви вводите його найменування, дрібність, артикул, колір, розмір та інші необхідні параметри (ви можете вносити і видаляти їх).

Якщо у вас кілька десятків товарів, то створення номенклатурного довідника у вас займе не більше 1 години.

В іншому випадку доцільніше імпортувати товари з файлу Excel. Швидше за все, такий файл у вас є - його надсилає вам постачальник. Якщо постачальників кілька, то доведеться витратити трохи часу і об'єднати файли. Але це все одно швидше і простіше, ніж заводити кожен товар окремо.

Почніть імпорт і через кілька секунд ваш номенклатурний довідник створений. Настав час для самої приємної частини - виставлення цін.

ВАЖЛИВО! еред тим, як створити довідник роздрібних цін необхідно (за аналогією зі створенням довідника користувачів) завести постачальників. Трапляється так, що у різних постачальників збігаються артикули (а у вас це різні товари). Або ви купуєте один товар у різних постачальників.

Створивши довідник постачальників, ви дасте сервісу workabox можливість правильно і коректно створити номенклатурний довідник і прайс -лист (докладніше про постачальників буде розглянуто в розділі «Закупівля»).

price-list.jpg

Створення прайс-листа в workabox

Прайс-листи найпростіше імпортувати з файлу Excel.

Основою для їх створення – є номенклатурний довідник.

Зверніть увагу, що встановлені роздрібні ціни відразу ж застосовуються у всіх зазначених вами магазинах.

При зміні роздрібної ціни на будь-який товар, продавці побачать повідомлення про необхідність підтвердити введення нових цін і роздрукувати цінники. Навіть якщо вони з якихось причин не зроблять цього, workabox нагадуватиме про це при кожній операції з продажу товару.

УВАГА! В малій та середній роздрібній торгівлі часто змінюють ціни, наприклад, коли який-небудь товар продається по акційній ціні. У workabox за акції та інші маркетингові інструменти відповідає вкладка «Маркетинг». Тому до зміни цін в прайс-листі ви вдаєтеся тільки при переоцінці товару.

Для цього необхідно зайти у вже створений вами довідник роздрібних цін, за допомогою пошуку знайти потрібний товар, в полі «Ціна» поставити нове значення і натиснути «Зберегти». Все! Просто і швидко!

denezhnyy-uchet-bank.jpg

Грошова політика у workabox

На грошових коштах ми детальніше зупинимося на сторінці «Грошовий облік». На даному етапі перед нами тільки одне завдання - підготувати сервіс workabox до ведення фінансового обліку.

Для цього слід згадати золоте правило, яке свідчить, що гроші люблять рахунок. Зробимо цей рахунок доступним і простим.

В середині сервісу workabox у вкладці «Управління» вам доступні такі пункти внутрішнього меню, як «Каси підрозділів», «Розрахункові рахунки» і «Банки». Саме ці параметри - це основа для ведення фінансового обліку.

Каси підрозділів

Каса підрозділів - це об'єкт обліку, з якого, і на який здається торгова виручка, відбувається внесення розмінної монети в каси магазину, проводиться інкасація.

В дрібній роздрібній торгівлі каса підрозділів одна - це сейф в офісі.

В великій роздрібній торгівлі кас підрозділів може бути декілька (в офісі і по одній у кожному магазині - називаються «Головна каса»).

Такі каси ви і створюєте в workabox. Що стосується касових місць, то вони створюються на етапі створення магазину.

Банки

Щоб зручно вести фінансовий облік в workabox, вам необхідно ввести інформацію про банки, з якими ви працюєте (назва, МФО, адреса, телефон та інше).

Ви вносите в workabox всі банки, з якими ви працюєте.

Розрахункові рахунки

Знову все дуже просто. Заповнюєте форму (найменування рахунку, батьківський підрозділ, в якому банку відкритий рахунок) і через 10 секунд розрахунковий рахунок заведений.

Скільки рахунків ви використовуєте, стільки й вносите в workabox.

Все! 15 хвилин і сервіс workabox готовий до грошового обліку. Тепер ви можете створювати вихідні і вхідні платежі, здійснювати внутрішні переміщення коштів. І кожен процес супроводжується документами.

Спробуйте вести фінансовий облік зручно!

eksport-dannih.jpg

Експорт даних в workabox

Безпека - одна з головних переваг в користуванні workabox. Якщо зараз ви зберігаєте всі дані про вашу роздрібну торгівлю на робочому або домашньому комп'ютері, то ви не можете бути впевнені в їх повній безпеці.

Одна серйозна поломка, а вона може трапитися в будь-який момент - і ваші дані втрачені назавжди.

Workabox – хмарний сервіс. Ваші зашифровані дані зберігаються в захищених дата- центрах, це є набагато безпечніше для інформації, ніж ви поставите навколо комп'ютера пажів з списами.

Щоб там не було, багато бізнесменів почуваються спокійніше, коли інформація знаходиться поруч.

Вивантаження всіх ваших даних з workabox забере у вас менше 1 хвилини. Просто заходьте в «Налаштування» і натискайте «Експорт даних». Потім оберіть із списку, які саме документи і довідники потрібно вивантажити, і все.

Файли Excel, готові до імпорту в будь-яке інше ПО, яке ви використовуєте, на вашому комп'ютері.

Зареєструйся

Щоб вже сьогодні почати безкоштовно
впродовж 14 днів користуватися workabox