WORKABOX ВІД А ДО Я: підручник для початківців

Перед вами збірка детальних інструкцій. Про те, як швидко запустити облік свого роздрібного підприємства. Як уникнути типових помилок рітейлера. На що звернути увагу при використанні продукту. Маса фішек і корисних хитрощів від професіоналів.

Підручник workabox, читайте online! А також дивіться відео уроки!

3. Швидкий початок роботи з workabox

3.1. Необхідний мінімум для початку роботи з workabox

3.2. Початковий екран сервісу

3.3. Використання, інтерфейс, корисні прийоми

3.4. Міграція з інших систем на workabox

3.5. Введення початкових залишків

3.1. Необхідний мінімум для початку роботи з workabox

Одна з головних переваг сервісу workabox полягає в його простоті. Від користувача вимагаються лише самі елементарні навички володіння комп'ютером і уміння працювати в інтернеті.

Що ж до устаткування, то підійде будь-який досить сучасний комп'ютер, ноутбук, зі встановленою на ньому операційною системою Windows, Linux або OS X, підключений до інтернету. Можливо також використання будь-якого досить потужного планшетного комп'ютера, що працює під управлінням iOS, Android або Windows.

Для роботи з сервісом підійде будь-який браузер, але рекомендується використовувати Google Chrome. При цьому не вимагається установка ніяких доповнень або спеціальних налаштувань. Для початку роботи досить зайти на www.workabox.ua.

Сьогодні Google Chrome вважається одним з найзручніших і безпечніших браузерів. Ми рекомендуємо встановити його, причому не лише для користування workabox, але і для повсякденного використання. Завантажити його можна абсолютно безкоштовно з www.google.com.

Стосовно додатку Workabox.Каса, то для його використання потрібний комп'ютер з Windows або OS X. Вибір планшетів обмежений рішеннями з Andriod і Windows.

3.2. Початковий екран сервісу

prodagi.jpg

Головна сторінка практично ідентична для усіх користувачів. На ній відображується загальна інформація про роботу компанії або магазину, залежно від прав того, хто увійшов. Наприклад, керівник мережі побачить глобальні дані, а касирові буде доступна інформація в межах одного магазину.

Передусім, це інформація про суму і кількість чеків, середні чеки, відсотки знижок, суму і кількість повернень. Всі дані виводяться як в цифровому виглядіі, так і у вигляді графіка. За замовчанням вказується інформація за останній місяць (30 днів), але ви можете задавати будь-який період часу роботи компанії. Дати можна задавати як вручну, так і за допомогою календаря, натиснувши на відповідне зображення поряд з полем (після їх вибору необхідно натиснути кнопку «Застосувати»).

В графі «% в загальному товарообігу» вказується, яку долю продажів має кожен з магазинів. Повнота цих даних залежить від прав того, хто увійшов: так, керівник мережі отримає повний список торговельних точок, тоді як співробітник магазину побачить лише показники касирів.

Так само представляється і інформація про 10-ть товарів (сума продажів і кількість проданих одиниць), що найбільш продаються. Працівник одного магазину бачитиме тільки локальні дані, менеджер вищої ланки отримає дані по всій структурі.

Таким чином, початковий екран надає інформацію, яка може використовуватися для загального аналізу роботи підприємства. Детальніше про аналітику і звітність розповідається в розділі «15. Аналітика і звітність в workabox».

Ви можете у будь-який момент повернутися на головну сторінку. Для цього треба просто клікнути на назву компанії в правому верхньому куті вікна.

3.3 Використання, інтерфейс, корисні прийоми

Робота з сервісом workabox мало чим відрізняється від використання будь-якого інтернет-ресурсу, оскільки сервіс представлений у вікні браузеру. Більшість кроків виконуються за допомогою одних і тих самих інструментів (кнопок), діючих завжди однаково або з невеликими відмінностями. Завдяки такому підходу, значно спрощується робота з сервісом. Деякі з цих кнопок доступні відразу ж, інші з'являються автоматично, після виконання певних дій (наприклад, вибору декількох найменувань).

Основні інструменти:

«Застосувати» - кнопка, що підтверджує вибір.

«Видалити» - кнопка, за допомогою якої можна видалити всі дані з полів, відмовитися від виконання будь-якої дії.

«Створити» - створення нового елементу списку (довідника). В деяких випадках цей інструмент доповнюється також опцією «Копіювати поточний документ». ЭЦе може бути корисно, коли нове найменування мало чим відрізняється від вже внесеного. У такому разі вибирається схожа позиція, копіюється, а потім просто вносяться необхідні зміни, таким чином, значно заощаджується час. knopki-2.jpg

«Фільтр» - дозволяє відсортувати елементи в будь-якому довіднику в зручному для користувача порядку. Наприклад, відобразити усіх співробітників, віком старше за 30-ть років або усі товари, назва яких починатися на «Бр». Можливості кнопки «Фільтр» безпосередньо залежать від того, з чим саме зараз працює користувач. У випадку якщо йдеться про повернення товарів, то можна сортувати, наприклад, по касах, звідки це повернення вироблялося. А постачальників можна відсортувати за поштовою адресою. Інструмент «Фільтр» використовується в багатьох розділах workabox . Без нього не обійтися, коли мова заходить про величезну кількість найменувань.

«Друк» - друкування даних. Важливо відмітити, що інформація вирушає не відразу на принтер, а зберігається у вигляді файлу MS Word або MS Excel (така процедура називається «Друк в файл»). Далі цей файл можна редагувати, друкувати, відправляти поштою і тому подібне. В деяких випадках, при виборі декількох найменувань в довіднику, з'являється також інструмент «Друк вибраного».

«Змінити стан» - зміна стану одного або декількох найменувань.

«Зберегти» - зберегти усі внесені зміни.

«Історія» - проглянути ким, коли і які вносилися зміни.

«Оновити»- оновлення довідника, якщо ця дія не сталася автоматично.

«Повернутися в довідник» - дозволяє повернутися до раніше відкритого довідника з картки редагованого або створюваного найменування.

«Додати» - вже зрозуміло з назви, що цей інструмент дозволяє додавати в список нові найменування, чи то товари, постачальники, повернення товарів тощо. knopki-1.jpg

«Вибрати» - використання цього інструменту означає підтвердження здійсненого раніше вибору. Наприклад, коли користувачеві необхідно додати декілька найменувань, він відмічає їх в списку і натискає «Вибрати».

«Видалити» - призначення цього елементу зрозуміло з назви. З'являється автоматично після вибору одного або декількох елементів в довіднику.

«Об'єднати» - використовується при об'єднанні декількох найменувань в довідниках. Наприклад, дозволяє об'єднати декілька замовлень постачальникові в одне, що зручніше.

«Змінити стан» - зміну стану одного або декількох найменувань. Змінювати стан можна також і з картки найменування. Проте тільки поштучно.

«Операції» - цей інструмент з'являється автоматично в тих випадках, коли з вибраними найменуваннями в списку можливі додаткові дії. Наприклад, при оформленні повернення постачальникові з'являється можливість вказати максимальну кількість для усіх повернених товарів, замість того, щоб робити це вручну для кожного окремо.

«Імпорт» - призначений для імпортування даних з MS Excel-файла в сервіс. Може бути дуже корисним в тих випадках, коли необхідно ввести відразу велику кількість найменувань.

«Побудувати звіт» - цей інструмент використовується лише при створенні звітів (подробиці див. в розділі «15. Аналітика і звітність в Workabox»).

«Відновити пароль» - потрібний, якщо хто-небудь із співробітників забув свій пароль (подробиці про роботу з персоналом див. в розділі «5. Персонал, управління персоналом»).

Додаткові інструменти:

«Календар» - элемент, що дозволяє ввести потрібну дату без клавіатури, за допомогою мишки.

«Час» - елемент, що дозволяє вказати потрібний час без клавіатури, за допомогою мишки.

Також звертаємо увагу на інструменти «Додати в поле» и «Очистити поле». Перший інструмент дозволяє не вносити дані до поля вручну, а вибрати їх зі списку. Другий - очищає поле від введених раніше даних. Так, за допомогою «Додати в поле» можна вибрати декілька видів товарів при складанні звіту по їх продажах.

«Збільшити значення» та «зменшити значення» - ці інструменти дозволяють збільшувати і зменшувати цифрові дані в полі на одну одиницю. Можуть бути корисними при коригуванні введеного з клавіатури значення.

«Редагувати поле» - в деяких випадках дані в таблицях (списках) можна редагувати вручну. Наявність цього зображення в полі означає, що дані можна змінювати.

Зовнішній вигляд workabox максимально наближений до інтерфейсу операційної системи Windows 8. Це чудовий приклад того, як SaaS-додаток може співвідноситися зі звичними програмами.

Як вже відзначалося вище, інструменти завжди виконують одні і ті ж дії. Невеликі відмінності можливі в окремих випадках. Наприклад, зміст інструменту «Фільтр» змінюється в залежності від вмісту списку. Якщо треба відсортувати список співробітників, то будуть присутні такі поля, як «П.І.Б.» и «Логін», у випадку ж із списком складів - поля «Найменування» і «Населений пункт».

Слід зазначити, що кожне найменування може мати декілька станів, залежно від яких сервіс буде по-різному їх використовувати. Так, товар може бути «Активним», якщо він фігурує в прайс-листі. Якщо ж продажі його припинені, то стан товару позначається як «Архів». Детальніше про товар ви дізнаєтеся в присвячених йому розділах.

Всі повідомлення сервісу з’являються у верхній частині вікна браузеру. При цьому червоний колір сигналізує про помилку або збій, тоді як зелений - це колір повідомлення, що підтверджує або сповіщає. Для того, щоб прибрати повідомлення, треба на ньому клікнути.

3.4. Міграція з інших систем на workabox

Оскільки у користувача workabox є можливість імпорту даних з файлів MS Excel, перехід з інших систем значно спрощується. Звичайно ж, за умови, що ці системи підтримують вивантаження даних в цьому форматі (в більшості випадків таке можливе). Наприклад, не виникає особливих труднощів з переходом з 1С.

Звичайно ж, процедура перенесення усіх даних про попередню діяльність підприємства (чи інформації за певний період) може вимагати досить багато часу, знадобиться імпорт великої кількості файлів. Навіть у такому випадку процедура нескладна. Найчастіше в цьому немає необхідності, можна обійтися проведенням інвентаризації з отриманням поточних залишків. Після чого виконується процедура введення початкових залишків і створення номенклатурного довідника.

При цьому стара інформація про обіг товару і грошові потоки не переноситься в workabox (при необхідності можна зробити пізніше). Проте підприємство може абсолютно спокійно продовжувати свою діяльність, накопичуючи таку інформацію з моменту початку експлуатації сервісу.

3.5. Введення початкових залишків

vvod ostatkov.jpg

Введення залишків товару може знадобитися у тому випадку, коли компанія давно вже займалася продажами, але користувалася для цього іншими системами.

І тут проявляється одна з головних переваг сервісу workabox - він готовий до використання відразу ж після завершення реєстрації. Власникові невеликої компанії досить вказати лише деякі початкові дані (див. розділ «2.6. Зміна облікового запису підприємства») і можна розпочинати роботу.

Що ж до товарів, то внести їх можна використовуючи звичайний файл MS Excel. Для цього достатньо, щоб в сервісі був зареєстрований хоча б один магазин (відбувається автоматично), і як мінімум один постачальник товару. Сам файл можна отримати у постачальника або створити його самостійно, вручну або завантаживши дані з системи, що використовувалася раніше. Важливо при цьому дотримуватися єдиної структури файлів. Подробиці про властивості товару і про особливості створення таких файлів можна прочитати в розділі «6. Товарний (номенклатурний) довідник ».

За умовчанням в сервісі відразу ж створюється один магазин (РТТ - роздрібна торговельна точка), від користувача вимагається лише змінити деякі його дані, на зразок адреси і номера телефону. Відповідно до тарифного плану число РТТ може бути збільшене. Усі подробиці про реєстрацію і налаштування торгівельних точок розписані в розділі «4. Структура підприємства роздрібної торгівлі».

Процедуру реєстрації постачальників треба виконувати вручну, подробиці можна знайти в розділі «7. Взаємини з постачальниками».

Слід пам'ятати, що виконувати всі вище зазначені дії може виключно користувач з відповідними правами. Наприклад, той, хто зареєстрував компанію в сервісі. Подробиці про співробітників, групи співробітників і їх права надані в розділі «5. Персонал, управління персоналом».

Залишити відгук

Щоб ​​залишити коментар необхідно авторизуватися або зареєструватися.