WORKABOX ВІД А ДО Я: підручник для початківців

Перед вами збірка детальних інструкцій. Про те, як швидко запустити облік свого роздрібного підприємства. Як уникнути типових помилок рітейлера. На що звернути увагу при використанні продукту. Маса фішек і корисних хитрощів від професіоналів.

Підручник workabox, читайте online! А також дивіться відео уроки!

2. workabox. Загальні відомості

2.1. Завдання, які вирішує сервіс. Для кого призначений workabox

2.2. Переваги workabox

2.3. Доступні тарифні плани

2.4. Перший крок: реєстрація підприємства

2.5. Оплата послуг. Історія оплат. Зміна тарифного плану

2.6. Зміна облікового запису підприємства

2.7. Експорт даних підприємства

2.8. Використання workabox для інтернет-магазинів

2.1. Завдання, які вирішує сервіс. Для кого призначений workabox

zadachi.jpg

Сервіс workabox призначений для автоматизації діяльності торгівельних точок і спрощення будь-яких повсякденних завдань, які тільки можуть виникнути в роздрібній торгівлі. Ніколи ще управління магазином не було таким простим - буквально усі операції виконуються в декілька кліків мишкою. Без перебільшення можна сказати, що workabox - це нове слово в роздрібній торгівлі.

За допомогою нашого сервісу ви маєте можливість реалізовувати продажі і переміщення товарів, вести клієнтську базу, проводити різні маркетингові акції, отримувати детальні звіти і багато чого ще. По функціональності workabox не лише не поступається звичним десктоп-додаткам, але навіть перевершує їх в деяких аспектах. Користування сервісом дозволить виявити і усунути «вузькі місця» у вашій компанії, оптимізувати бізнес.

workabox потрібен, як власникам невеликих торгівельних точок, так і великим роздрібним мережам. Більше того - сервіс стане зручним інструментом і для власників франшизи. Його можуть використовувати навіть власники інтернет - магазинів, інтегрувавши за допомогою API вітрину інтернет-магазина з обліковими та маркетинговими можливостями workabox.

Особливо корисним сервіс буде для тих користувачів, які бажають завжди і скрізь мати доступ до своєї інформації. З будь-якої точки Земної кулі, з workabox ви зможете перевірити актуальні дані, про стан справ вашого бізнесу. Подібну мобільність не здатен забезпечити жоден з традиційних сервісів.

2.2. Переваги workabox

registraciya-shag-1.jpg

Однією з головних переваг workabox перед багатьма подібними сервісами - є простота використання. Користувачеві досить лише освоїти ази роботи з сервісом (для цього вистачає 15 хвилин), після чого він зможе спокійно займатися торгівлею, не вдаючись до технічних подробиць. І навіть повне вивчення усіх можливостей workabox не потребує багато часу і спеціальних знань.

Розгортання сервісу коштує значно дешевше і відбувається швидше, ніж при використанні традиційних методів. Не вимагається додаткове устаткування і персонал для його подальшого обслуговування. З workabox відпадає необхідність в закупівлі, налаштуванні і встановленні сервера, і утриманні системного адміністратора, який підтримував би його роботу. Фактично, усе що вимагається - це комп'ютер (можна використовувати також планшет або смартфон) з доступом до Інтернету, реєстрація в сервісі і внесення деяких основних даних.

Важливо і те, що усі дані зберігаються в хмарних сховищах (див. «1.3. Що таке «хмари» і SaaS»), завдяки чому значною мірою підвищується їх збереження і безпека. Можна не побоюватися конфіскації устаткування або ж крадіжки цінної інформації ким-небудь із співробітників - подібне неможливе просто за визначенням.

2.3. Доступні тарифні плани

Як вже відзначалося вище, розгортання сервісу не вимагає взагалі ніяких фінансових витрат. Усе що потрібно для початку роботи - просто зареєструватися (див. «2.4. Перший крок: реєстрація підприємства»).

Усім новим користувачам надаються 14 днів безкоштовного тестового користування сервісом. При цьому не передбачається ніяких обмежень ні в роботі самого сервісу, ні в техпідтримці. Якщо ви вже на середині пробного періоду вирішите скористатися нашими послугами і сплатите відповідний тарифний план, безкоштовні дні, що залишилися, нікуди не подінуться. Вони просто додадуться до сплаченого терміну.

Після закінчення пробного періоду вам необхідно буде визначитися з тим, який саме тарифний план (далі - ТП) найбільш підходить для вашого підприємства. Всього передбачено 5 видів ТП, що охоплюють різні типи підприємств, - від невеликих сімейних компаній до великих мереж, власників франшизи:

  • Мікро Бізнес - тариф для індивідуальних підприємців, у яких мала кількість співробітників, одна торговельна каса і невелика кількість номенклатури.
  • Малий Бізнес - тариф розрахований на невеликі підприємства, які активно розвиваються, у яких є додаткові торгівельні точки.
  • Середній Бізнес - тариф для підприємств, у яких РТТ розташовані в декількох містах, обслуговуючих більше 10 000 постійних покупців.
  • Середній Бізнес + - тариф для підприємств, які активно ростуть і розвивають свою мережу, зі значною кількістю постійних покупців, у яких є свій back-office, автоматизований дорогими системами, з широким асортиментом в номенклатурному довіднику.
  • Великий Бізнес - тариф для великих роздрібних підприємств, які міцно стоять на ногах, які нестримно відкривають багато нових роздрібних магазинів, у яких є декілька складів, яким цікавий front-office і швидке розгортання сервісу в РТТ. Тариф передбачає приватну хмару, індивідуальну підтримку техслужби, допомогу в інтеграції із вже встановленим у великого бізнесу системами автоматизації.
  • Передбачена можливість зміни ТП або внесення персональних коригувань. Останнє дозволить якнайкраще адаптувати вибраний ТП під потреби вашої компанії (див. «2.5. Оплата послуг. Історія оплат. Зміна тарифного плану» ).

    Важливо! Навіть якщо ви з якої-небудь причини не внесли гроші або ж згодом вирішили перервати користування сервісом, ваші дані не пропадуть. У будь-який момент ви зможете вивантажити їх до себе у вигляді файлів MS Excel.

    Для оплати вибраного тарифного плану ви можете скористатися будь-яким найбільш зручним для вас способом (див. «2.5. Оплата послуг. Історія оплат. Зміна тарифного плану»).

    2.4. Перший крок: реєстрація підприємства

    registraciya-shag-2.jpg

    Реєстрація підприємства здійснюється в три кроки, при виконанні яких необхідно заповнити ряд полів, вказавши назву підприємства, контакти, вибрати тарифний план і тому подібне. Для початку реєстрації треба зайти на сторінку www.workabox.ua і натиснуть кнопку «Спробуй зараз».

    Крок 1. Необхідно вказати повну назву підприємства, його коротку назву і адресу електронної пошти, на яку висилатимуться усі повідомлення. Оскільки коротка назва підприємства згодом використовуватиметься для входу в сервіс, вона повинна складатися виключно з латинських букв, допустиме використання цифр. Пам'ятайте, коротка назва задається лише один раз, змінити цей параметр згодом неможливо.

    Якщо вас запросив до сервісу інший користувач (подробиці див. в розділі «17. Партнерська програма»), то вам буде виданий промо-код, який необхідно ввести у відповідне поле. Якщо ж ви увійшли самі, то просто залиште його незаповненим.

    Після того, як усі дані введені, необхідно натиснути кнопку «Далі», перейшовши до другого кроку.

    Крок 2. У наявних полях необхідно ввести ваші П.І.Б. і контакти. Потім знову натискаємо «Далі». Кнопка «Назад» поверне вас до першого кроку, якщо треба змінити вказану раніше інформацію..

    Крок 3. Перш ніж завершити реєстрацію, необхідно дати згоду на передачу та обробку своїх персональних даних, зазначивши це поле галочкою.

    У вікні, що відкрилося, можна внести власні коригування, змінивши кількість користувачів, складів, маркетингових інструментів і тому подібне. Після того, як усі необхідні опції змінені, необхідно натиснути кнопку «Зберегти». На неї ж вимагається натиснути і у тому випадку, якщо ніяких коригувань внесено не було.

    Зверніть увагу: після вибору тарифного плану і внесення усіх коригувань, кнопка «Вибрати» змінюється на «Налаштувати». Відповідно, натиснувши на неї, ви знову потрапите у вікно налаштування тарифного плану, в якому зможете внести деякі коригування, важливі для вашого випадку.

    Відмітимо, що приділяти багато уваги вибору тарифного плану на стадії реєстрації необов'язково, усі значення можна буде змінити згодом (див. «2.5. Оплата послуг. Історія оплат. Зміна тарифного плану»).

    Завершення реєстрації. Після того, як усі дані вказані і обраний тарифний план, усе що вимагається - це натиснути на «Відправити заявку». Після цього на вказану при реєстрації адресу електронної пошти буде вислано відповідне повідомлення, що містить посилання, по якому треба буде перейти для завершення реєстрації. Там ви повинні будете вказати бажаний логін і пароль, необхідні для входу до сервісу. Майте на увазі - логін заводиться раз і назавжди, змінити його, на відміну від пароля, згодом буде неможливо.

    Порада.Якісний пароль має бути завдовжки не менш ніж 8 символів, містити заголовні і прописні символи, а також цифри. Це не повинно бути ім'я або назва, небажані комбінації, що легко запам'ятовуються. В ідеалі пароль повинен виглядати буквально як безглуздий набір різних символів. Так, «1234abcd» " - невдалий приклад, куди краще використовувати що-небудь типу «Jh45Gf67».

    Вітаємо, ви зареєстрували ваше підприємство! Можна починати працювати - початкові інструкції надані в розділі «3. Швидкий початок роботи з workabox».

    2.5. Оплата послуг. Історія оплат. Зміна тарифного плану

    tarif2.2.jpg

    Для оплати послуг можна скористатися будь-яким зручним для вас способом: чи то банківськими переказами, чи то картами Visa і MasterCard.

    Якщо ви є юридичною особою, то ми забезпечуємо документальне оформлення стосунків - укладення договору і надання усіх необхідних бухгалтерських документів.

    Сервіс працює тільки на прийом грошових коштів, розпоряджатися якими можна згодом виключно усередині сервісу

    Оплата здійснюється щодня - сервіс автоматично зніматиме з вашого рахунку необхідну суму. Як тільки коштів на рахунку залишиться лише на 5 днів використання workabox, вам на електронну пошту буде надіслано відповідне повідомлення (такі повідомлення надсилаються щодня протягом п'ятиденного періоду).

    Якщо ж в зазначений термін гроші так і не були переказані, то сервіс автоматично перемикається на безкоштовний тарифний план. При цьому ви зможете продовжувати роботу, але з рядом обмежень - неможливо буде додати новий товар або нового співробітника, ввести яку-небудь маркетингову акцію, використовувати екрани і касу, проводячи продажу тільки через вб-інтерфейс. Також ви можете вільно забрати будь-яку вашу інформацію (викачувати у вигляді файлу MS Excel див. «2.7. Експорт даних підприємства»)

    Ви також можете в будь-який час змінити використовуваний вами ТП в бік збільшення або зменшення. Підвищення необхідно в разі розширення мережі, відкриття нових магазинів, найму додаткових співробітників, установки інфокіосків і т. П. Зменшенняя ТП, відповідно, буде потрібно при зворотному процесі: зменшенні кількості магазинів, скороченні штату або відмови від використання інфокіосків.

    Обидві ці процедури проводяться через «Адміністрування» (у правому верхньому куті екрану) на закладці «Тарифний план». Там ви можете або змінити ТП на новий, або налаштувати вже наявний, розширивши його можливості.

    Важливо. Перш ніж здійснювати процедуру зменшення, необхідно привести вашу торговельну мережу до виду, який описан в обраному ТП. Наприклад, якщо у вас зареєстровано 7 магазинів, а нові умови допускають тільки 5, то перш ніж робити зміну доведеться відмовитися від 2-х (тобто перевести їх в статус «Архів», подробиці див. в главі «4. Структура підприємства роздрібної торгівлі»). Те ж саме стосується співробітників, касових місць і т. п. Інший варіант: можна внести деякі правки в новий вибраний ТП.

    Надалі, щоб ознайомитися з історією розрахунків, необхідно зайти в «Адміністрування» і скористатися вкладками «Нарахування» або «Списання». Там ви можете отримати детальну інформацію за будь-який вказаний вами період період.

    2.6. Зміна облікового запису підприємства

     izmeneniya-info.jpg

    У будь-який момент у вас є можливість змінити деякі з даних підприємства, які були введені при реєстрації. Це може знадобитися у випадку, наприклад, зміни назви, адреси або телефону. Або ж якщо при реєстрації були допущені які-небудь помилки.

    Для зміни облікового запису необхідно увійти до сервісу і скористатися розділом «Адміністрування» (у правому верхньому куткі екрану). Всі дані про ваше підприємство знаходяться у вкладці «Інформація про підприємство»,в розділі «Загальні відомості». Для зміни цієї інформації необхідно скористатися кнопкою «Редагувати».

    У вікні, що відкрилося, відображається повна інформація про підприємство. Також у відповідних вкладках вказана інформація про наявні склади, торговельні точки, каси, співробітників і т. д. Детальніше про роботу з цими вкладками читайте у відповідних розділах. Нас поки що цікавить тільки перша вкладка «Властивості». Тут можна змінити назву фірми, її адресу і телефон.

    Важливо. Редагувати ці дані може тільки адміністратор (людина, що зареєструвала підприємство в сервісі), а також ті співробітники, які мають для цього відповідні права. Подробиці про додавання нових співробітників і видачу їм прав надано в розділі «5. Персонал, управління персоналом».

    Після того, як редагування було завершене, необхідно натиснути на кнопку «Зберегти», щоб поновити всі дані.

    Є також можливість дізнатися, коли і ким редагувалася інформація про підприємство - для цього скористайтеся кнопкою «Історія».

    2.7. Експорт даних підприємства

    eksport-dannih.jpg

    Всі дані, що зберігаються в сервісі, належать тільки вашій компанії. Ніхто сторонній ніколи не отримає до них доступу. В той час, як ви маєте можливість у будь-який момент завантажити усю інформацію до себе на комп'ютер. Для цього треба скористатися експортом призначених для користувача даних.

    У головному меню вибираємо пункт «Налаштування» і далі — «Експорт даних». На сторінці, що відкрилася, треба відмітити, які саме дані необхідні,та вказати за який період. Після натиснення кнопки «Експорт» сервіс запропонує вам викачати архів, що містить усю запитану інформацію у вигляді файлів MS Excel.

    Дати можна ввести як вручну, так і скориставшись календарем (клік на відповідну іконку праворуч від поля дати). Якщо точний проміжок часу не заданий, то будуть завантажені дані з моменту початку роботи компанії.

    Якщо ж вас цікавить взагалі вся інформація, то просто відмітьте пункт «Експортувати все» - у такому разі будуть вивантажені всі дані за весь період користування workabox.

    2.8. Використання workabox для інтернет-магазинів

    workabox не має власних механізмів для управління інтернет-магазином. Однак можлива інтеграція з популярним сервісом inSales, спеціально створеним для розгортання інтернет-магазинів. Неважливо, чи мова йде про автоматизацію обліку інтернет-магазину, або оффлайн-рітейлер відкриває ще й інтернет-представництво, в будь-якому випадку процес інтеграції між системами проходить максимально швидко і не вимагає виконання особливих процедур. Також немає необхідності ні в яких складних налаштуваннях. Можливість взаємодії сервісів визначається умовами тарифного плану. Подробиці про інтеграцію з сервісом inSales викладені в главі «16. Інтеграція workabox з сервісом inSales ». В майбутньому планується розширення співпраці і з іншими сервісами, аналогічними inSales.

Залишити відгук

Щоб ​​залишити коментар необхідно авторизуватися або зареєструватися.