WORKABOX ВІД А ДО Я: підручник для початківців

Перед вами збірка детальних інструкцій. Про те, як швидко запустити облік свого роздрібного підприємства. Як уникнути типових помилок рітейлера. На що звернути увагу при використанні продукту. Маса фішек і корисних хитрощів від професіоналів.

Підручник workabox, читайте online! А також дивіться відео уроки!

5. Персонал, управління персоналом

5.1. Загальні принципи управління персоналом

5.2. Персонал в сервісі workabox

5.3. Права доступу і групи користувачів

5.4. Реєстрація облікового запису користувача

5.5. Управління обліковим записом користувача

5.6. Актуальні і неактуальні співробітники

5.7. Зміна пароля співробітника

5.1. Загальні принципи управління персоналом

У кожного керівника підприємства є свої секрети роботи з підлеглими. Зазвичай це уміння відточується з досвідом після багатьох років роботи з людьми. Безумовно, до кожного працівника потрібний індивідуальний підхід і кожна задача вимагає персонального вирішення.

Власник або керівник підприємства вирішує, що вигідніше для його компанії - централізоване або децентралізоване управління. У першому випадку більшість питань вирішується керівником або групою керівників компанії, а менеджери і прості працівники тільки виконують вказівки. При децентралізованому управлінні керівники середньої ланки на місцях самі можуть вирішувати багато питань. Наприклад, встановлювати графік роботи продавців, робити закупівлі для своєї точки, самостійно приймати рішення про надання знижок і проведення маркетингових акцій. Але у такому випадку є і ризики - не завжди є можливість знайти велику кількість досить кваліфікованих кадрів, велика вірогідність помилок і прорахунків.

При управлінні персоналом керівникові краще дотримуватися принципу плановості. Кожному керівникові необхідно точно знати, скільки чоловік повинні працювати усього і на кожній точці окремо, що саме вони робитимуть, які функції мають виконувати для ефективної роботи. Неправильне визначення кількості і якості персоналу може вилитися у результаті в нестачу виконавців, від чого страждатиме виконання якого-небудь завдання. Поганим є, і коли виконавців явний надлишок - виникають завищені витрати на фонд заробітної плати.

Відповідь на питання, скільки необхідно співробітників для однієї торгівельної точки залежить від різних чинників. Від того, який потік відвідувачів обслуговуватиметься, наскільки популярне розташування магазину, який товар продається, сезонний товар або ні.

Наприклад, керівник може прийняти рішення про те, що РТТ повинна працювати з восьмої ранку до десятої вечора. При цьому, доцільно встановити три касових апаратів - на аналогічній точці саме стільки виявилося достатнім. Далі необхідно вирішити питання про тривалість і чергування змін продавців. Врахувати при цьому досвід роботи аналогічних РТТ, скласти план роботи на місяць вперед, співставити передбачуваний прибуток точки і витрати на заробітну плату при усіх можливих варіантах.

Структура компанії в розрізі персоналу закріплюється в штатному розкладі, в який по ходу діяльності можуть вноситися необхідні зміни. У ньому закріплено, кому підкоряється той чи інший відділ або співробітник, перед ким звітує, і кому може делегувати завдання.

Важливо мотивувати співробітників РТТ як матеріальними, так і нематеріальними методами.

Матеріальні методи мотивації є найдієвішими. Вони можуть виражатися як в грошовій, так і в нематеріальній формі. Це можуть бути, наприклад:

  • регулярні премії;
  • надбавки до зарплат;
  • оформлення медичних страховок для працівників і їх сімей;
  • оплата проїзду;
  • оплата навчання персоналу;
  • надання працівникам кредитів на їх потреби;
  • оплата вартості путівок;
  • можливість купувати товар в своєму магазині за привабливою ціною.

При цьому матеріальна мотивація має бути заснована на простих і зрозумілих показниках, які доступні працівникові. Наприклад, касир, закриваючи щодня касу, бачить підсумок своєї роботи за день. Якщо він знає, що отримає відсоток від усієї виручки за місяць, то зможе щодня впливати на підсумок роботи. Прагнути приваблювати покупців, обслуговувати їх так, щоб їм хотілося повернутися ще раз, повідомляти керівництво про те, що покупці запитують якийсь товар, котрого немає в наявності і так далі.

Окрім прямих виплат, компанії також часто забезпечують працівникам приємні бонуси. Прикладом може бути скорочення робочого часу, гнучкий графік роботи, забезпечення харчування на робочому місці за низькими цінами і так далі. Подібні методи в перспективі приносять більшу вигоду, чим миттєва економія. Великі компанії, наприклад, вкладають значні суми в здоров'я своїх співробітників, розуміючи, що простої певних процесів, через хвороби працівників, приведуть в результаті до чималих витрат.

Пам'ятайте, що принципи, методи і підходи, яких ми торкнулися в розділі, щодо роботі з вашим персоналом, повинні застосовуватися збалансовано. Жоден з них не є головним або другорядним, їх використовують в сукупності.

5.2. Персонал в сервісі workabox

Коли бізнес невеликий, для виконання усіх завдань, цілком вистачає членів однієї сім'ї і найближчих родичів, управлінню персоналом зазвичай не приділяється багато уваги. У таких випадках, найчастіше, існує повна довіра, що позбавляє від необхідності тотального контролю. Наймання сторонніх людей вимагає відкриття їм відомостей, які краще тримати в секреті.

Наприклад, менеджерові одного магазину зовсім не обов'язково знати загальну виручку компанії. Це ж стосується і будь-якої компанії, незалежно від того, чи йде мова про родичів, чи ні. Традиційні методи ведення бізнесу не завжди повністю здатні забезпечити вирішення питань безпеки і контролю.

Але сервіс workabox надає усі необхідні інструменти для управління персоналом. Без проблем, в декілька кліків мишкою, можна зробити так, щоб співробітники нижчих рангів не могли дістати ніякого доступу до даних, які їх не стосуються. Один і той самий сервіс виглядатиме в очах співробітників з різним рівнем доступу по-різному - адміністратор бачитиме її в усій повноті, а продавець тільки ту частину, яка стосується його, але для них усіх інформація буде актуальною і максимально повною.

5.3. Права доступу і групи користувачів

Кожен з користувачів сервісу workabox має лише певний набір прав. Зроблено це з метою безпеки, щоб не допустити випадкових або умисних дій з боку співробітника, посада якого передбачає тільки обмежену ділянку відповідальності. Наприклад, касирові зовсім не обов'язково мати доступ до налаштувань сервісу і до звітів. Для виконання його роботи це не вимагається, тоді як будь-які випадкові зміни в цих розділах можуть привести до плутанини і помилок.

Слід зазначити, що одна з переваг workabox полягає в неможливості вивести сервіс з ладу, навіть, зусиллями користувача, що має абсолютно усі права. Він може створити ряд проблем, але не більше того. До того ж, завжди існує можливість відновлення попередніх налаштувань з резервної копії (для цього необхідно буде звертатися в службу підтримки).

Для зручності права визначаються не персонально для кожного із співробітників, а для груп користувачів. Тобто однакові категорії працівників матимуть однакові повноваження. Це позбавляє від необхідності виставляти права персонально для кожного нового співробітника. Досить просто вказати що він, наприклад, касир або старший менеджер.

При цьому сервіс відрізняється великою гнучкістю, керівник сам може визначати, яким групам користувачів і які права надавати. Наприклад, чи варто надавати менеджерам з магазинів можливість управління співробітниками або ж обмежити їх дії тільки номенклатурою і торгівлею. Також окремо задається і можливість управління екранамі (див. «14. Робота з Екранами)»).

Таким чином, перш ніж заводити в сервісі нового співробітника, треба спочатку створити групи користувачів. Заздалегідь визначившись, які права матиме кожна з них. До речі, після реєстрації підприємства в сервісі автоматично створюються дві групи - «Продавці» и «Всі права». При необхідності їх можна легко відредагувати.

Для створення нової групи (чи редагування вже наявної) необхідно зайти в «Підприємство», а потім «Групи співробітників». При натисненні кнопки «Створити» відкривається сторінка з перерахуванням усіх можливих в сервісі дій. Необхідно відмітити ті, які будуть доступні цій групі. Назва її визначається в полі «Найменування». Після виконання цих дій натискайте «Зберегти».

Є можливість задавати права на читання і редагування. І якщо у користувача є права на редагування, то він зможе вносити правки в відповідні документи і довідники. Якщо ж вказати права тільки на читання, то його можливості обмежаться виключно переглядом. У разі відсутності прав, користувач взагалі не отримає ніякого доступу до цієї інформації.

Для редагування прав будь-якої з груп досить просто клікнути на її назві або коді, після чого відкривається та ж сторінка, що і при створенні нової групи. В ній необхідно внести усі необхідні коригування (додати нові можливості або прибрати старі) і натиснути «Зберегти».

Важливо відзначити, що користувач, який вказує права для інших, не може задати їх вище, ніж наявні у нього. Наприклад, якщо у нього немає доступу до документів списання товарів, то він не зможе дати їх іншим користувачам. Таким чином, завести співробітника з повними правами під силу лише адміністратору підприємства.

5.4. Реєстрація облікового запису користувача

Додавати нових користувачів, а також редагувати вже наявні облікові записи може як адміністратор мережі, так і будь-який користувач сервісу, наділений для цього відповідними повноваженнями (див. розділ «5.3. Права доступу»).

Для доступу до розділу управління користувачами потрібно в розділі «Підприємство» вибрати пункт «Співробітники». На сторінці, що відкриється, відображується список усіх людей, які вже зареєстровані в сервісі. У таблиці виводяться загальні дані, включно з П.І.Б., логіном, персональним кодом (надається сервісом автоматично при реєстрації), а також підрозділом, за яким цей співробітник закріплений.

Для того, щоб внести нового співробітника, необхідно скористатися кнопкою «Створити». Після цього відкривається сторінка з набором полів, куди необхідно внести усі дані новачка. Деякі з цих полів (відмічені червоною зірочкою) обов'язкові для заповнення, інші ж заповнюються за бажанням.

Кожен із співробітників може бути прив'язаний тільки до одного підрозділу. Згодом, залежно від того, чи буде він працювати в магазині чи офісі, у нього можуть бути різні операції при виборі одного і того ж пункту меню.Таким чином спрощується процедура використання касового модуля - відразу ж стає ясно, в якому саме магазині він встановлений, це не треба вказувати додатково.

При створенні нового облікового запису слід враховувати деякі нюанси. Так, логін, який використовуватиметься співробітником для входу в сервіс, має бути унікальним. Використання одного і того ж логіна для декількох користувачів неприпустимо. Важливим полем є E-mail - в нього вноситься електронна пошта співробітника, на яку після реєстрації буде висланий автоматично згенерований сервісом пароль.

Важливо відмітити, що пароль повідомляється виключно на вказану адресу електронної пошти і більше ніде не відображується. Ні при створенні, ні при зміні. Упізнати пароль може тільки власник e-mail. Зроблено це в цілях підвищення безпеки.

Важливим полем також є «Входить в групи». Воно визначає, якими правами в сервісі володітиме новий співробітник. Як вже відзначалося раніше (див. розділ «5.3. Права доступу»), для зручності в сервісі workabox певні права задаються не для кожного співробітника, а відразу для цілої групи. При цьому передбачена можливість прив'язки одного користувача до декількох груп. Останнє потрібне в тих випадках, коли одному і тому ж співробітникові доводиться виконувати відразу декілька функцій. Але слід пам'ятати, що користувач, що підключає нового працівника, не зможе включити його в групу з правами, вище ніж у нього самого.

Після того, як усі необхідні дані внесені, натисніть на кнопку «Зберегти», після чого на вказану при реєстрації адресу електронної пошти буде висланий лист, що містить логін, пароль і адресу для входу в сервіс.

5.5. Управління обліковим записом користувача

Редагування даних користувача може знадобитись, якщо при його реєстрації були допущені помилки. Також ця можливість може бути корисною для внесення коригувань вже в процесі роботи. Наприклад, касир був переведений з одного магазину в іншій. До редагування відноситься і процес блокування користувача, після чого його вхід в сервіс стає неможливим. Блокування може знадобитись, наприклад, після звільнення співробітника.

Редагування облікового запису користувача відбувається там же, де і його створення - в закладці «Управління», пункт «Співробітники». Після входу на цю сторінку, ми отримуємо список усіх користувачів сервісу, відсортований по даті їх додавання.

Якщо в компанії працює дійсно велика кількість співробітників, пошук в таблиці вручну може виявитися важким. У такому разі допоможе інструмент «Фільтр», завдяки якому з'являється можливість виводити список, відсортований по яких-небудь певних параметрах. Так, можна відобразити усіх працівників одного конкретного магазину або офісу, вибрати тільки заблокованих або тих, чий логін містить певні символи і тому подібне.

Для управління обліковим записом користувача досить натиснути на його код або П.І.Б., після чого відкриється сторінка з полями, що містять усі дані. Зовні усе нагадує ту ж саму сторінку, що відкривається при створенні нового співробітника, проте є одна важлива відмінність - наявність пункту «Заблокованний», у якого можливі два стани: «Так» або «Ні». Таким чином, для блокування доступу необхідно просто встановити «Так».

5.6. Актуальні і неактуальні співробітники

У кожного із зареєстрованих в сервісі співробітників може бути два стани: Актуальний і Неактуальний. Перший виставляється, коли співробітник виконує свої обов'язки. Другий - у тому випадку, якщо він з якої-небудь причини, тимчасово або назавжди, покинув компанію. Просто видалити вже зареєстровану людину неможливо. workabox назавжди зберігає усі подібні дані. Це корисно, оскільки дозволяє у будь-який момент отримати детальну інформацію про функціонування компанії за будь-який період з моменту її реєстрації в сервісі.

Кількість співробітників визначається вибраним тарифним планом (див. розділ «2.3 Доступні тарифні плани»). Але враховуються при цьому тільки актуальні співробітники. Таким чином, при повному штаті, якщо у вас звільнилася одна людина, то щоб зареєструвати новачка, необхідно спочатку перевести звільненого в стан «неактуальний».

Зміна стану користувача можлива під час редагування його облікового запису. Перемикач станів знаходиться під унікальним кодом співробітника.

Якщо ж необхідно змінити стан відразу декількох співробітників, то зручнішим способом буде виділити їх галочками безпосередньо в довіднику, після чого над ним з'явиться кнопка «Змінити стан». При натисненні на неї відкривається вікно, в якому і задається потрібний параметр. Такий метод швидший, але підходить тільки для тих випадків, коли початковий стан усіх вибраних співробітників однаковий.

Використання кнопки «Змінити стан» можливе і в інших довідниках - товарів, постачальників і т. д. Принцип той самий, відрізняються лише види станів.

5.7. Зміна пароля співробітника

REGISTRACIYA-PAROL.JPG

Як вже відзначалося раніше, в цілях підвищення безпеки, пароль співробітника відомий тільки йому самому. Навіть адміністратор сервісу не має такої інформації, хоча і має можливість редагувати обліковий запис користувача.

За бажання співробітник у будь-який момент може змінити свій пароль, наприклад, зробивши його зручнішим для запам'ятовування. Усе що для цього потрібно - натиснути на помаранчевий прямокутник в правій верхній частині екрану, на якому відображується логін користувача. Потім у відкрившемуся меню вибрати «Змінити пароль», далі потрібно вказати старий пароль і задати новий.

У випадку ж якщо співробітник забув свій поточний пароль і не може увійти до сервісу, йому необхідно буде скористатися посиланням «Забули пароль?» у вікні входу в сервіс. Відкриється вікно, в якому необхідно буде вказати свій логін і натиснути на «Скинути». В результаті цієї процедури на e - mail співробітника буде вислано лист з посиланням, по якому треба буде перейти. Як тільки це буде зроблено, сервіс вишле новий лист, що вже містить пароль. Згодом користувач може сам змінити його на зручніший для себе.

Такий підхід з надсиланням двох листів створено спеціально для підвищення безпеки. Він захищає від саботажу. Адже якщо хтось дізнається логін користувача, він може перешкоджати йому, постійно подаючи запити на скидання пароля. В нашому випадку можна просто ігнорувати листи, що приходять з посиланнями, і спокійно користуватися старим паролем.

Подати запит на зміну пароля співробітника може також адміністратор або будь-який інший користувач, що має права на управління співробітниками в сервісі. Для цього треба зайти в довідник користувачів, відкрити картку співробітника, чий пароль слід відновити і там натиснути на «Відновити пароль». Після цього на e - mail співробітника буде вислано лист, що містить новий автоматично згенерований сервісом пароль.

У випадку ж якщо користувач забув логін (чи з'явилося бажання його змінити), вихід тільки один - звернутися до адміністратора.

Залишити відгук

Щоб ​​залишити коментар необхідно авторизуватися або зареєструватися.