WORKABOX ВІД А ДО Я: підручник для початківців

Перед вами збірка детальних інструкцій. Про те, як швидко запустити облік свого роздрібного підприємства. Як уникнути типових помилок рітейлера. На що звернути увагу при використанні продукту. Маса фішек і корисних хитрощів від професіоналів.

Підручник workabox, читайте online! А також дивіться відео уроки!

18. Додатки

18.1. Налаштування облікової політики в workabox

18.2. Шаблони документів і звітів

18.3. Права та обов'язки співробітників роздрібної торгівлі

18.4. Бізнес-етика в роздрібній торгівлі

18.5. Як поводитися з представниками контролюючих органів

18.6. Мерчандайзинг та оформлення магазину

18.1. Налаштування облікової політики в workabox

Облікова політика належить до важливих, але рідко використовуваних налаштувань. Зазвичай вона затверджується на початку діяльності підприємства і змінюється тільки в особливих випадках. У випадку з workabox задаючи облікову політику, користувач вказує, до якого знака округляти суму чека, в якій валюті здійснювати касовий розрахунок та інше.

Для встановлення облікової політики необхідно скористатися закладкою «Налаштування» і далі «Облікова політика». У вкладці, можна задати:

  • Мінімальну ціну товару— виставляється мінімальна ціна за яку можна продати товар (вона не може бути менше 1 копійки). Вона не ставатиме менше встановленого значення, наприклад, при використанні знижок.
  • Округлення суми чека — назва говорить сама за себе. Підсумкова сума чека буде автоматично округлена в меншу сторону до величини кратної даному параметру. Це може бути корисно, наприклад, для спрощення розрахунків зі споживачем, дозволяючи зменшити оборот дрібниці. За замовчуванням задано округлення до 1 копійки.
  • Початковий ШК емісії МІ — початковий штрих-код для емісії маркетингових інструментів. Задаються перші цифри ШК, що генеруються при емісії МІ (докладніше про маркетингові інструментах див. розділ «10. Маркетинг»Не слід задавати більше 6 цифр!
  • Валюта —вказується, в якій валюті здійснюється робота підприємства.
  • Пеперахунок Замовлення — тут задається політика магазину відносно раніше замовлених товарів. Тобто визначається, чи будуть вони продаватися споживачеві за цінами і зі знижками, що діяли при оформленні Замовлення від покупця, або вже за новими цінами з новими акціями, діючими на той момент, коли покупець прийшов забирати товар.
  • Товар-гаманець — вказується товар, який додається в чек для обліку здачі, перерахованої на бонусний рахунок (див.«10.3. Типи маркетингових акцій в workabox» )
  • Округлити решту до —вказується правило для розрахунок суми здачі, що відправляється на бонусний рахунок при використанні товару-гаманця.
  • Платник ПДВ —вказується, чи є підприємство платником ПДВ.
  • Ставка ПДВ за замовчуванням — виставляється ставка ПДВ, яка буде присвоєна товарам при імпорті, якщо в імпортованому файлі не вказано це значення.
  • Округлювати суми — до якого значення округляти отримані суми. Необхідно в тих країнах, де через розмір мінімального грошового знака неможливо оплатити дробовий результат.
  • Контроль застосування цін — якщо зазначено «Так», то система буде постійно нагадувати касиру про необхідність застосувати нові ціни, (див.«9.3. Робота з прайс-листами в РТТ »).
  • Використовувати PLU для РРО— Дана властивість необхідно вказувати, якщо ви використовуєте автономні касові апарати, наприклад Excellio DP-25 (надалі планується також і підтримка інших моделей). Якщо параметр включений, то для кожного товару в системі буде автоматично генеруватися унікальний код (PLU, Price Look Up) який використовується для ідентифікації товару касою. Подробиці про роботу з касами підприємства можна знайти в розділі «12.4. Довідник кас ».
  • Не виводити повідомлення про "продаж в мінус"» — якщо зазначено «Так», то касир не буде отримувати повідомлення про відсутність товару на складі.
  • Всі ці налаштування задаються централізовано, вони однакові для всіх РТТ. У разі якщо нічого не змінювати, система також буде прекрасно працювати і на стандартних налаштуваннях.

18.2. Шаблони документів і звітів

При роздруківці документів в workabox, інформація не відправляється на принтер, а зберігається у вигляді файлу Excel (друк у файл). При цьому форма документа або звіту визначається наявними в системі шаблонами. Однак у користувача є можливість використовувати також і свої власні шаблони. Наприклад, взявши за основу системний шаблон, можна змінити його зовнішній вигляд, додати до нього додаткові можливості.

Для роботи з шаблонами документів заходимо в меню «Налаштування», потім «Шаблони документів» або «Шаблони звітів». Відкриється вікно з повним списком шаблонів, розбитих по групах. Для того, щоб переглянути вміст кожної з груп, необхідно клікнути на стрілку в лівій частині списку. Після цього відобразяться наявні в системі шаблони, які можна там же і завантажити. Викачані шаблони стануть основою для шаблонів користувачів.

Щоб завантажити власний шаблон, потрібно скористатися кнопкою «Вибрати». Після цього потрібно завантажити створений вами шаблон. Назва шаблону користувача буде збігатися з назвою файлу.

Тепер, при натисканні кнопки «Друк», буде відкриватися вікно, в якому можна вказати, чи використовувати системний шаблон чи скористатися шаблоном користувача.

Кількість шаблонів користувачів нічим не обмежена. Для того ж, щоб видалити зайві, вам потрібно розкрити відповідний список і натиснути на «Видалити» навпроти файлу. Видаляти можна тільки власні шаблони.

Увага. Шаблони можуть містити макроси, через що система безпеки офісного пакету MS Office буде видавати відповідне попередження. Це нормально, турбуватися не слід. Ніякого потенційно небезпечного коду дані файли не містять.

18.3. Права та обов'язки співробітників роздрібної торгівлі

Кожен працівник роздробної торгівлі має певні права та обов'язки. Перелік основних з них закріплений в посадових інструкціях. Зі змістом такої інструкції кожен співробітник повинен ознайомитися при прийомі на роботу і неухильно її дотримуватися. Також при прийомі на роботу кожен співробітник повинен знати свої права, закріплені в Трудовому кодексі, які не повинні порушуватися.

Штат торгової точки закріплений штатним розкладом і кожен співробітник, керівник або продавець навіть самого маленького відділу, є важливим складовим загального процесу, від якості роботи кожного з них залежить результат діяльності всієї точки в цілому. А ось незадовільна робота навіть одного з працівників може негативно позначитися на рівні продажів і потягнути вниз все підприємство.

Керівник або власник здійснює загальне керівництво, саме на ньому лежить функція планування і вибору подальшого шляху розвитку. Саме він має визначити, чим саме і в якому обсязі займаються інші співробітники, встановити їм план і позначити способи його досягнення. Керівник точки або власник невеликого підприємства повинен знаходити кошти для збільшення обсягів продажів і знаходити найкращі способи закріплення на ринку. Він аналізує ситуацію, що склалася, шукає методи і розробляє заходи, що сприяють розвитку компанії, підвищенню прибутку, зростанню популярності певного товару чи торгової марки. Саме він несе найбільшу відповідальність за успішність всієї справи.

На кожного із співробітників, що займає ту чи іншу посаду, покладаються певні обов'язки, правильно розподіляти товар на площі магазину, координувати групу продавців, вести паперову документацію, підбирати співробітників, здійснювати закупівлі.

Коло обов'язків визначається при прийомі на роботу, згодом можливе їх коригування за взаємною згодою з працівником. Деякі посади, наприклад, працівники складу, мають матеріальну відповідальність. У такому випадку з працівником підписується договір, де обмовляється всі можливі ситуації і розмір відповідальності.

18.4. Бізнес-етика в роздрібній торгівлі

Норми, які дотримуються бізнесменами та компаніями, з метою відповідності етичності, і називаються нормами бізнес етики. Діяльність, яка не відповідає нормам моралі, буде руйнівною для підприємства.

Норми моралі найчастіше, особливо в нашій країні, знаходяться на розсуді самих керівників компаній. У той час як у міжнародній практиці вже стало звичайною нормою розробляти певні кодекси поведінки, для конкретного підприємства або всіх підприємств будь-якої галузі.

Особами торгової точки традиційно вважаються продавці, консультанти та касири. У їх обов'язки входить коректно і ввічливо спілкуватися з покупцями, консультувати їх, якщо є необхідність зорієнтувати покупця в асортименті.

Продавець (консультант) повинен сам розбиратися в товарі чи послузі, яку продає. Йому потрібно вміти залагоджувати конфліктні ситуації коректно і ввічливо, ставлячи інтереси покупця на перше місце. Крім того, продавці повинні уявляти собі потік товару через свою точку і при необхідності попереджати про те, що залишок того чи іншого товару добігає кінця або що покупці часто цікавляться певною позицією, якої немає в наявності.

Добре ставлення покупців до магазину, лояльність до нього складається на основі безлічі дрібниць, які багато в чому залежать від співробітників. Обважування, спроби продажів неякісного товару, звичайне хамство - ось фактори, які в підсумку самим негативним чином позначаться на розвитку торгової точки. Незадоволений покупець не тільки не повернеться, а й попереджає всіх своїх родичів і знайомих. А подібне «сарафанне радіо» - найпотужніших фактор, який значною мірою визначає ставлення споживачів.

Але важливо відзначити, що багато що залежить не тільки від співробітників, але і керівництва компанії. Підбір гідного персоналу повністю в руках керівника, який повинен приділяти цьому питанню особливу увагу. До того ж, він повинен і згодом зберігати хороший клімат у колективі, заохочувати співробітників до дотримання бізнес етики, стежити за якістю їх роботи, ставленням до споживачів. Всі прорахунки повинні вчасно усуватися, а конфлікти залагоджуватися.

Пам'ятайте, що клієнт завжди має рацію.

18.5. Як поводитися з представниками контролюючих органів

Всілякі перевірки контролюючих органів - явище, звичне для підприємців. І щоб пережити подібні візити з найменшими втратами нервів, і грошей важливо знати свої права, а також права перевіряючих, які затверджені і обмежені законодавчими актами. Зазвичай більше труднощів викликають так звані позапланові перевірки. У компанії до них не встигають підготуватися, перевіряючі можуть з'явитися в будь-який час, без попередження.

Хто б не зустрів перевіряючих, це може бути охоронець, секретар або продавець, якщо перевірка проводиться на віддаленій торговій точці, їм краще всього в спокійній формі попросити «гостей» пред'явити документи, що підтверджують їх повноваження. Це службові посвідчення перевіряючих, направлення на перевірку, наказ про проведення перевірки з мокрою печаткою. У ході перевірки документів варто звернути увагу на актуальність дат, правильно вказану назва вашої компанії або прізвища, якщо ви приватний підприємець, адреса, за якою була спрямована перевірка, наявність і чіткість печатки.

У бланку направлення має бути зазначено, що саме буде перевірятися, цілі і завдання перевірки, дата її початку і закінчення. Там же мають бути перераховані плановані в ході перевірки заходи, вказана посадова особа, яка уповноважена її проводити.

Наступним кроком має бути запис в журнал перевірок, який є на підприємстві. Його оформленням варто зайнятися заздалегідь, це займе всього кілька хвилин, зате ви будете готові до правильного оформлення будь-якої перевірки. Бланки таких журналів продаються там же, де і всі інші бухгалтерські бланки - у спеціалізованих магазинах, в податковій і т. п.

Перевіряючі самостійно заповнюють наданий їм журнал. Мета перевірки, зазначена в журналі перевірок і в направленні на перевірку повинна в точності збігатися. Якщо вони відмовляються це зробити, то варто запідозрити недобре і не допускати проведення перевірки.

Якщо ви знайдете будь-які порушення в документах або в діях перевіряючих, то перевірку можна не допустити на підприємство, як не легітимну. Однак, просте невмотивоване перешкоджання роботі контролюючих органів відгукнеться штрафом.

Краще, якщо переговори з перевіряючими органами буде вести керівник або головний бухгалтер, коли мова йде про податкову перевірку. Якщо його немає на місці, то необхідно терміново повідомити про перевірку по телефону і дотримуватися його інструкцій. Перевіряючим на перевірку надаються виключно ті документи, які необхідні в рамках цієї перевірки. Ніяких додаткових документів або відомостей їм надавати не слід. Якщо перевірка проводитиметься в приміщенні фірми, то для перевіряючих краще виділити окремий кабінет, так буде і зручніше, і не дозволить їм побачити або почути що-небудь що не відноситься до суті перевірки. У разі, якщо документальна перевірка проводиться віддалено, як часто роблять податкові органи, документи перевіряючому передаються за актом, де необхідно детально вказати, які саме документи за який період надаються, чи йде мова про оригінали або копії.

Після закінчення дати перевірки, а цю дату слід з'ясувати на самому початку, перевіряючі не мають доступу на підприємство, їм не надається ніяких додаткових документів, ні оригіналів, ні копій.

У ході перевірки, який би контролюючий орган її не проводив, складається акт перевірки. І ви маєте право бути ознайомленими з результатами перевірки. З висновками акту ви можете не погодитися, про це можна написати безпосередньо в самому акті, вказавши також докладно, що саме не відповідає дійсності або вказано невірно. Також вже після закінчення перевірки ви можете висловити письмову незгоду з результатами перевірки, приклавши, якщо це необхідно, документи, що підтверджують ваші аргументи.

18.6. Мерчандайзинг и оформление магазина

Мерчандайзинг є складовою частиною маркетингової політики роздрібної мережі. Під цим мається на увазі принцип викладки товарів на полицях, постачання магазинів рекламними матеріалами, а також певна цінова політика. Все, що стимулює роздрібні продажі, не потребуючи при цьому в безпосередній участі персоналу, можна віднести до сфери мерчандайзингу. Завданням мерчандайзингу є не тільки спонукати покупця до придбання конкретного товару, а й прищепити лояльність до товару або групі товарів, просунути і закріпити нову марку або бренд в роздрібній мережі, збільшити продажі магазину в цілому.

Основою мерчандайзингу є ідея, згідно з якою рішення про покупку більшістю покупців приймається не вдома в спокійній обстановці, а вже безпосередньо в магазині. Навіть якщо людина прийшла в магазин з думкою купити джинси, дуже велика ймовірність, що вона купить вдвічі більше запланованого, просто тому, що побачить підходящу до джинсів сорочку на полиці.

Головною складовою мерчандайзингу є викладка товарів у внутрішньому просторі магазину. Існують наукові дослідження, які доводять, що товар, розташований в правильному місці, на зручній для покупця полиці буде мати більш високі показники продажів, ніж аналогічний товар, який може бути навіть кращої якості, більш дешевий і краще рекламований, але розташований неправильно.

Існує чимало хитрощів, яким навчають мерчандайзерів. Всі з них покликані підштовхнути до здійснення покупки на якомога більш велику суму.

На те, щоб затримати покупця в магазині і показати йому якомога більше товарів впливає і загальне оформлення магазину. Іноді місця для покупок перетворюються на справжні лабіринти з полиць з товарами. Ще одним прийомом є постійна перестановка товарів. Приміщення найчастіше вибирають так, щоб вікон було якомога менше. Постійно звучить музика з динаміків, і покупець втрачає відчуття часу, затримуючись у магазині довше, ніж розраховував.

Звичайно, подібні хитрощі можливі тільки у великих магазинах. Невеликі ж роздрібні магазини не можуть так вільно маніпулювати внутрішнім простором торгового залу. Але і в таких магазинах завжди можна побачити окремо виділені брендові товари. Товари, які мають бути продані першими, знаходяться на рівні очей покупця. Невеликі дрібниці завжди стоять біля каси, щоб покупець згадав про них при розрахунку і приєднав якусь дрібницю до покупки.

У мерчандайзингу так само повинні дотримуватися і певні етичні правила. Адже, крім того, щоб покупець зробив покупку «не відходячи від каси», дуже важливим завданням є збереження лояльності покупців. Занадто агресивний тиск чи маніпулювання може налякати. Інтереси покупця не повинні відсуватися на другий план.

Сьогодні мерчандайзинг заслужено вважається ефективним інструментом для поліпшення торгівлі, який рекомендується для компаній будь-якого рівня. Однак слід пам'ятати, що неграмотне його використання може привести до негативних результатів.

Залишити відгук

Щоб ​​залишити коментар необхідно авторизуватися або зареєструватися.