WORKABOX ВІД А ДО Я: підручник для початківців

Перед вами збірка детальних інструкцій. Про те, як швидко запустити облік свого роздрібного підприємства. Як уникнути типових помилок рітейлера. На що звернути увагу при використанні продукту. Маса фішек і корисних хитрощів від професіоналів.

Підручник workabox, читайте online! А також дивіться відео уроки!

13. Робота за касою. Додаток POS.workabox

13.1. Касова дисципліна, робота з готівкою

13.2. Призначення додатка POS.workabox

13.3. Встановлення та налаштування

13.4. Роздрібний продаж

13.5.Режим резервування чека

13.6. Продаж замовленого та передоплаченого товару

13.7. Використання торгових ваг

13.8. Повернення від покупця

13.9. Надання знижок

13.10. Внесення та винос грошей

13.11. Робота в офлайн-режимі

13.12. Завершення роботи

13.13. Використання POS.workabox в закладах громадського харчування

13.14. Використання POS.workabox при проведенні інвентаризації

13.1. Касова дисципліна, робота з готівкою

Крім базових операцій, які виконуються за допомогою касових місць (продаж і повернення), касир повинен знати і технологічні моменти, які стосуються касової дисципліни. Так само, як і робота всього підприємства, робота каси підпорядкована суворим правилам.

Перш за все, перед початком роботи в касу потрібно внести розмінну монету, необхідну для видачі здачі покупцям, або повернення грошей. Така операція називається внесенням розмінної монети або службовим внесенням грошей. Оформляється документ передачі грошей (видатковий касовий ордер) з головної каси магазину в торговельну касу. При цьому в ролі того, хто здає готівку, виступає директор магазину, або старший касир, а в ролі приймаючого - касир, що працює за даної касою.

Видатковий касовий ордер роздруковується і приноситься разом з грошима касиру, який має поставити під ним свій підпис. Тим самим підтверджується, що гроші з головної каси не зникли, а просто перемістилися в касу торгівельну.

Існує також і процедура службового виносу грошей. У даному випадку виручка (або її частина) надходять з торговельної каси в головну касу магазину. Під документом (прибутковим касовим ордером), що підтверджує, що гроші були переміщені з торговельної каси до головної каси, залишає підпис старший касир, або директор магазину. У даному випадку документ складається з двох частин, одна з яких залишається в касі. Тим самим, в разі несподіваної перевірки, можна пояснити, чому зазначена сума виручки з даної торгової каси не відповідає готівці, що знаходиться в ній.

Процедури внесення та виносу можуть здійснюватися по кілька разів протягом дня. Наприклад, коли закінчуються розмінні монети або при закінченні зміни касира. Наприкінці робочого дня вся готівка з торговельної каси виводиться в головну касу РТТ.

Фінальний винос оформляється одним документом або двома, залежно від того, наскільки детальна ведеться на підприємстві бухгалтерія. Той, хто працює за спрощеною системою оподаткування, цілком може обійтися і одним документом. Той же, хто працює на загальній системі, оформлює два документа: винос торгової виручки (з якою сплачується ПДВ) і винос розмінної монети.

Існує також і таке поняття, як ліміт каси. У даному випадку мова йде про суму, яку можна залишати в головній касі на ніч. Адже інкасація може проводитися раніше, ніж закривається магазин . А значить, після завершення роботи , в касі з'явиться додаткова виручка. Сума ця визначається заздалегідь, перевищувати її не можна.

Створення документів внесення проводиться через веб -інтерфейс (див.главу «12. Облік грошових коштів») і підтверджується на касі. Винос же, навпаки проводиться на касі і підтверджується через веб - інтерфейс. Про те, як працювати з процедурами внесення та виносу за допомогою додатка Workabox.Касса, можна ознайомитися нижче, в розділі «13.7. Внесення та винос грошей».

13.2. Призначення додатку POS.workabox

Додаток POS.workabox створено для підвищення зручності роботи касира, коли є великий обсяг продажів. При великій кількості покупців користуватися веб-інтерфейсом також можна, але не так зручно. Буде страждати швидкість, почнуть збиратися черги. POS.workabox ж дозволяє створювати продажу навіть великих обсягів товарів з максимально високою швидкістю.

Інтерфейс додатку максимально спрощений. Відображаються тільки самі необхідні дані. Кількість дій касира зводиться до мінімуму. До того ж програма підтримує роботу з чековим або фіскальним принтером, сканером штрих-кодів. Таким чином, POS.workabox дозволяє організувати зручне робоче місце для касира.

Додаток можна використовувати на будь-якому настільному комп'ютері або ноутбуці під керуванням Windows 7 і вище. Також підійде і планшет з Windows (тільки якщо це не Windows RT).Дизайн POS.workabox виконаний в стилі операційних систем Windows 8 і Windows Phone.

Добре підходить POS.workabox і для компаній, що торгують невеликою кількістю найменувань, позбавлених штрих -кодів. Таких, як заклади громадського харчування. В установках програми можна зробити так, щоб товари відображалися не у вигляді списку, а як таблиця з їх зображеннями. Натискаючи на які касир буде додавати найменування в чек. Подробиці розписані в «13.13. Використання POS.workabox в закладах громадського харчування »

13.3. Встановлення та налаштування

Для установки програми POS.workabox необхідно скористатися меню «Налаштування» - «Встановлення програм». Після натискання кнопки «Завантажити» на ваш комп'ютер буде завантажений невеликий інсталяційний файл. Запустіть його і дотримуйтесь інструкцій.

Після запуску програми проводимо його налаштування, використовуючи кнопку «Налаштування». Всі налаштування розбиті на окремі категорії:

Основні налаштування. Тут можна виставити такі умови, як кількість товарів, які видаються за один раз в результаті пошуку (за замовчуванням задано максимально можливу кількість), чи повинні при роботі лунати звуки і т. п. Також визначається і режим вікна касира. Режим «Таблиця» використовується при великій кількості товарів. Якщо ж був обраний режим «Каталог», то додаток буде відображати не тільки назву товару, але і його зображення. Це зручно, якщо компанія торгує невеликою кількістю найменувань.

Інтерфейс.У цьому розділі налаштовується все, що має відношення до зовнішнього вигляду програми. Наприклад, вказується, використовувати анімацію чи ні. Анімація сприяє підвищенню привабливості зовнішнього вигляду, однак може негативно позначатися на продуктивності. Також можна вказати, чи буде додаток використовуватися у вікні, або розвертатися на весь екран (для зручності роботи рекомендуємо використовувати останнє).

Екранна клавіатура. Якщо каса використовується на пристрої з сенсорним екраном і без зовнішньої клавіатури, то включите режим «Автоматично». Тоді при необхідності буде відкриватися екранна клавіатура. За замовчуванням вона відключена.

Колірна схема. Виберіть кольорове оформлення програми. Можна задавати не тільки кольор елементів інтерфейсу, але і фонове зображення.

Обладнання У даному розділі проводиться настройка сканера штрих-кодів, фіскального реєстратора, принтера чеків і ваг.

На даний момент можливо використовувати більше ста моделей фіскальних реєстраторів, що підтримуються універсальним драйвером ККМ, виробництва компаній Atol, «Штрих-М», Datecs, Excello і деяких інших. Що ж стосується принтерів чеків, то буде працювати будь-яка модель, що працює по протоколу ESC / POS.

Автономний режим. У цьому розділі знаходяться всі налаштування, що мають відношення до використання каси за відсутності підключення до інтернету. Всі подробиці розписані в «13.11.Робота в офлайн-режимі».

Гарячі клавіші. Задавши певні комбінації клавіш, користувач може спростити виконання основних команд, використовуючи клавіатуру замість мишки або сенсорного екрану. Це можуть бути такі команди, як «Оновити», «Пошук», «Замовлення» і т. п. Особливо зручний такий підхід у разі використання нестандартного касового обладнання, оснащеного спеціалізованими клавіатурами - кожної окремої кнопці можна задати свою дію.

13.4. Роздрібний продаж

Після запуску додатку необхідно ввести ті ж логін і пароль, що використовуються при вході в сервіс workabox. Врахуйте, що користуватися POS.workabox можуть тільки користувачі, прив'язані до РТТ.

Після того, як вхід був проведений, додаток запропонує зайняти одну з торгових кас даного РТТ (звичайно ж, якщо їх декілька) – необхідно вибрати потрібну і натиснути на «Зайняти касу». До тих пір, поки касир залишається в системі, зайняти цю касу більше ніхто не зможе, решті користувачам POS.workabox необхідно буде використовувати інші каси.

Для додавання товару в продаж необхідно просканувати штрих-код товару сканером, або ввести його вручну у відповідне поле і натиснути кнопку «Пошук». Можна також знайти необхідний товар, скориставшись піктограмою «Пошук».Також пошук можна здійснювати за найменуваннями товарів, їх артикулу або коду в системі - перемикання здійснюється натисканням на піктограму, розташовану зліва від поля пошуку або за допомогою гарячих клавіш.

Після того, як пошук завершено, додаток видає список товарів, відповідних пошуковим запитам. Наприклад, на запит « Кор» можуть бути видані результати , на кшталт «Цукерки Корівка» і «Коржики ванільні». Натискаємо на потрібне нам найменуванні щоб додати його в список покупок.

Якщо які-небудь найменування були додані в чек помилково (або клієнт передумав їх купувати), то просто відзначаємо їх галочками і натискаємо кнопку «Видалити». Кнопка «Очистити» повністю видаляє всі внесені найменування.

Як вже зазначалося в розділі «9.3. Робота с прайс-листами в РТТ», працівники магазину можуть відзначити товари, які користуються попитом і часто купуються (наприклад, пакувальні пакети) як обрані. Такі товари можна додати в чек за допомогою кнопки «Вибране» - просто натисніть на неї і виберіть у списку потрібне.

Зробити товари обраними безпосередньо в POS.workabox неможливо. Тільки через веб-інтерфейс. Якщо під час роботи програми в число обраних були додані нові товари , то для того , щоб вони стали доступні в додатку, необхідно вийти з програми і повторно залогінитися.

Для того щоб переглянути подробиці про будь-який з доданих товарів, необхідно двічі натиснути на ньому, після чого відкриється поле, що містить докладну інформацію. У ньому ж можна змінити кількість штучних товарів, а також задати менеджерську знижку (подробиці в розділі «11.3. Автоматичне і ручне надання знижок»).

Після того, як чек складений потрібно клікнути на зображення гаманця в лівому верхньому кутку. Відкриється поле, в якому потрібно вказати тип оплати: готівковий або безготівковий. Якщо клієнт розраховується готівкою, то потрібно вказати видану ним суму. Розмір здачі буде порахований автоматично. Для завершення покупки натискаємо кнопку «Сплатити».

13.5. Режим резервування чека

У випадку, коли покупець з будь-якої причини просить відкласти на деякий час здійснення оплати (наприклад, йому потрібно зняти відсутню суму в банкоматі), можна відкласти його покупку, продовживши при цьому обслуговування наступного клієнта. Для таких ситуацій і передбачений режим резервування чека, для активації якого призначена кнопка «Зарезервувати». Після натискання на неї потрібно скористатися кнопкою «Новий продаж». Процедуру можна проводити необмежену кількість разів. Згодом можна в будь-який момент повернутися до зарезервованог чеку, щоб завершити його.

Повторне натискання на кнопку «Зарезервувати» викликає список всіх зарезервованих раніше чеків. Натискання на стрілку зліва дозволяє активувати необхідний чек, в той час, як натискання на хрестик праворуч видаляє чек зі списку.

Всі зарезервовані чеки зберігаються локально, дані про них нікуди не передаються. Відповідно, коли додаток завершує роботу або касир закриває зміну, зарезервовані чеки обнуляються.

13.6. Продаж замовленого та передоплаченого товару

В главі «11. Роздрібні продажі» ми вже розповідали про резервування замовлень і передоплату. Відкладені товари потрапляють у резерв. При цьому менеджери в РТТ відповідають за те, щоб резерв завжди був менше, ніж загальна кількість даної номенклатури.

Касир жодним чином не впливає на дані процедури. Однак при продажу зарезервованого товару на екран POS.workabox виводиться відповідне попередження. Подальші дії касира залежать від прийнятої в магазині політики. Він може покликати менеджера або просто продовжити роботу, повідомивши, що сталася продаж резерву пізніше.

При видачі клієнту раніше замовленого товару, необхідно оформити роздрібний продаж, який створюється на підставі Замовлення від покупця. Для цього необхідно натиснути на кнопку «Замовлення», і у вікні, знайти потрібне замовлення, скориставшись, наприклад, його номером. Ця процедура буде успішною тільки в тому випадку, коли замовлення було оформлено на РТТ, з каси якої і здійснюється пошук. Якщо була здійснена передоплата, то система автоматично відніме її з остаточної вартості покупки.

При необхідності касир може відкоригувати вміст продажу. Наприклад, прибрати або додати позицію, змінити кількість найменувань і т. п. При цьому відбуваються деякі зміни з розрахованими в замовленні знижками (якщо такі були). Вони розподіляються по позиціях, але вже як менеджерські знижки. Далі касир може сам вирішувати, як з ними потрібно вчинити - залишити все як є, відкоригувати руками і т. п., залежно від ситуації. Залежно від налаштувань облікової політики магазину (див. «19.1. Налаштування облікової політики в workabox»), в роздрібному продажі можуть бути змінені ціни товарів і автоматично перераховані знижки.

13.7. Використання торгових ваг

Торговельні ваги необхідні для реалізації товарів, що продаються на вагу. І можливі ситуації, коли на одному касовому місці необхідно задіяти одночасно кілька ваг.Використовуючи POS.workabox, ви можете підключити практично необмежену кількість торгових ваг до комп'ютера, який використовують на касовому місці.

Для того, щоб автоматично заповнити вагу товару в чеку, необхідно спочатку додати цей товар в чек. Потім помістити його на ваги і у нижній частині екрану натиснути кнопку «Ваги». Після цього зчитується вага, яка буде підставлена в поле «Кількість».

Вага зчитується не відразу, додаток чекає, поки чаша ваг стабілізується. Якщо підключено відразу кілька ваг, то автоматично приймаються свідчення з тих, які вказують ненульове значення.

У разі, якщо товар знаходиться на декількох вагах одночасно (наприклад, забули прибрати з чаші інших ваг попередній товар), то система запитає, дані з якого джерела їй враховувати. Тобто для спрощення процедури зважування краще використовувати одні ваги в кожен конкретний момент часу.

Якщо даний товар є штучним (має відповідне значення в номенклатурному довіднику), то після натискання кнопки «Ваги», додаток видасть повідомлення, що «Даний товар не продається на вагу». Якщо даний товар уже зважувався раніше в цьому чеку, то система запропонує, або об'єднати його з попереднім, підсумувавши дані в поле «Кількість», або замінити вагу новим значенням.

13.8. Повернення від покупця

Для оформлення повернення від покупця потрібно скористатися кнопкою «Повернення». Відкриється вікно, в якому проводиться пошук продажу, за її номером або датою. Дати можна вводити вручну, але зручніше використовуючи інструмент «Календар», розташований поруч з відповідним полем.

У списку, що містить результати пошуку необхідно вибрати необхідну нам продаж. У ній ми відзначаємо галочкою товари, які повертаються, при необхідності змінюємо їх кількість і натискаємо «Разом». Вказуємо, яким способом покупцеві будуть повертатися гроші і підтверджуємо дію.

13.9. Надання знижок

Вище ми вже розглянули можливість надання знижки вручну - менеджерської знижки. Однак касир також може використовувати і різні маркетингові інструменти (подробиці про МІ в розділі «10. Маркетинг»).

Розмір знижки при розпродажу розраховується системою автоматично. Що ж до дисконтних карт , подарункових сертифікатів і купонів , то необхідно просто вважати нанесений на них штрих - код або ввести його вручну. Штрих-код МІ вводиться так само як і ШК товарів. Якщо при введенні акції було вказано інформаційне повідомлення, то додаток відобразить його.

Список задіяних МІ буде відображений у відповідній закладці. При помилковому скануванні, будь-який МІ можна виключити з обробки, просто натиснувши на «хрестик» навпроти і видаливши його зі списку. Якщо мова йде про МІ, прив'язаного до покупця, то дані про цього клієнта можна буде дізнатися в закладці вище.

13.10. Внесення та винос грошей

Як вже зазначалося вище, робота з касою не повинна починатися без попереднього внесення грошей. Процедура ця починається менеджером РТТ, за допомогою веб-інтерфейсу. Він оформляє документ внутрішнього переміщення грошових коштів (див. главу «12. Облік грошових коштів»). Поки гроші переносяться в касу, документу присвоюється статус «В дорозі».

Щоб прийняти гроші, касир повинен перейти на закладку, з інформацією про фінансові результати і натиснути на кнопку «внесення грошей». Вибравши потрібний документ, касир підтверджує прийом грошей. Гроші прийняті, документу автоматично присвоюється статус «Завершено».

Процедура виносу грошей здійснюється в зворотному напрямку. Спочатку касир натискає на кнопку «Каса» «Винесення грошей», вказує суму (за замовчуванням підставляється сума, що відповідає всій готівки в касі) і підтверджує винос. Завершити процедуру повинен вже менеджер, виставивши відповідний документ, який буде створений автоматично після натискання кнопки «Винесення грошей» касиром , статус «Завершений».

Передбачена можливість закрити зміну без виносу грошей. Для цього натискається кнопка «Каса», потім «Закрити зміну».

13.11. Робота в офлайн-режимі

Як вже зазначалося вище, додаток POS.workabox просто замінює веб-інтерфейс, роблячи роботу більш зручною при великій кількості продажів.

Однак у додатку є одна важлива перевага - здатність роботи при тимчасовому відключенні Інтернету. У разі, якщо раптом з'єднання з Інтернетом з якоїсь причини тимчасово припиниться, все одно зберігається можливість продовжувати торгівлю. Всі дані в такому випадку будуть зберігатися локально. Як тільки зв'язок буде відновлено, додаток відразу ж відправить все у сервіс.

У правому верхньому куті екрану додатку знаходиться піктограма у вигляді хмаринки. Коли зв'язок присутній вона ціла і білого кольору. У разі обриву зв'язку хмаринка змінює свій вигляд, на ній з'являється знак питання. Якщо зв'язок з сервером відновити не вдається, то хмаринка стає перекресленою.

Для того щоб робота в офлайн-режимі була можливою в разі несподіваного розриву зв'язку, необхідно в налаштуваннях додатку позначити галочкою поле «Дозволяти роботу в офлайн-режимі». Там же вказується, наскільки часто додаток перевіряє наявність зв'язку, і після якого часу відсутності зв'язку, запропонує користувачеві перейти в режим роботи офлайн.

Також можна дозволити запуск програми в разі повного відсутності зв'язку. Однак для цього необхідно включити «Дозволити оффлайн логін» в настройках підприємства: меню «Підприємство» - «Представництво». Це стосуватиметься всіх кас, у всіх магазинах, що відносяться до даного представництву.

Якщо відмітити поле «Дозволяти роботу в офлайн-режимі», то будь-які зміни в списку товарів або їх цін будуть зберігатися на комп'ютері користувача.

Якщо програма використовується вперше, а до цього в сервіс було внесено чимало даних, то процес синхронізації може забрати досить багато часу. До того ж, під час виконання цієї процедури, робота з POS.workabox може бути ускладнена. Найкраще провести синхронізацію до того, як почнеться торгівля . Цей процес відображається у відсотках поруч з піктограмою хмаринкою.

Згодом, якщо номенклатура буде значно змінена, найкраще почистити кеш програми та провести синхронізацію заново. Для цього призначена кнопка «Очистити кеш товарів». Кнопка «Очистити файловий кеш» призначена для видалення зображень товарів, що зберігаються на комп'ютері і які завантажуються при синхронізації.

Можна зробити і так, щоб відсутність зв'язку в додатку позначалось не тільки хмаркою, а й для наочності змінювало зовнішній вигляд. Для цього в налаштуваннях доступності додатку оберіть пункт «Використовувати специфічне оформлення». У такому випадку, при зникненні зв'язку додаток змінить свій колір на червоний. При роботі в офлайн - режимі на хмаринці з'являється зображення амбарного замку.

В офлайн-режимі можна оформляти тільки роздрібні продажі. Із знижок доступна тільки менеджерська. Працює можливість нарахування бонусів, але не можна списати вже накопичені бонуси і їх точне кількість не буде друкуватися на чеку. Інші дії, наприклад, повернення, надання знижок по маркетингових акціях, внесення та винос грошей неможливі. Однак рекомендується все ж сканувати дисконтні карти, прив'язані до клієнта. Знижка при цьому розраховуватися не буде, але сума продаж все одно буде враховуватись. Це важливо при використанні накопичувальної картки.

Після того, як зв'язок знову буде налагоджений, сервіс сам запропонує повернутися до онлайн-режиму.

Розповідаючи про роботу в оффлайн-режимі, потрібно згадати ще одну особливість. Якщо протягом тривалого часу додаток POS.workabox не мав доступу до інтернету, а в цей період касиру був закритий доступ до workabox, то подальша синхронізація скоєних ним продажів стає неможливою. Ці продажі враховуються окремо. Доступ до них здійснюється менеджером магазину в ручному режимі, через меню «Налаштування» - «Контроль продажів».

13.12. Завершення роботи

Перш ніж касир залишить своє робоче місце, він повинен завершити роботу з додатком. При цьому він може просто вийти зі свого аккаунту і передати касове місце іншому касиру, або закрити програму взагалі. В обох випадках натискається кнопка «Вийти», після чого система запропонує змінити користувача, або завершити роботу з POS.workabox.

13.13. Використання POS.workabox в закладах громадського харчування

Як вже зазначалося вище, POS.workabox добре підходить для підприємств, на зразок закладів громадського харчування, які торгують відносно невеликою кількістю товарів без штрих -кодів. У такому випадку касиру при складанні чека буде куди простіше користуватися зображеннями найменувань, а не шукати їх в списках за назвою. Для цього в налаштуваннях режим роботи вікна касира перемикається на «Таблиця» (см. «13.3. Встановлення та налаштування»).

Принцип роботи касира в такому випадку змінюється не дуже сильно. Основна різниця полягає лише в тому, що йому потрібно буде користуватися не сканером штрих - кодів, а переміщатися по групах товарів, натискаючи на відповідні зображення. Натискання на зображення товару додає його в чек. А при необхідності можна скористатися й звичайним пошуком.

Головне правильно налаштувати структуру товарного довідника, розташувати всі товари по відповідним групам і не забути довантажити всі зображення. Про те, як це робиться, детально розписано в «6. Товарний (номенклатурний) довідник».

13.14. Використання POS.workabox при проведенні інвентаризації

Одна з додаткових можливостей POS.workabox - це формування інвентаризацій (см.«8.8. Інвентаризація »).

Зроблено це виключно для комфорту продавців, яким зручніше працювати з додатком, ніж з веб-інтерфейсом (наприклад через невелику діагональ екрану комп'ютера, щ використовуваного в магазині). Для того, щоб включити режим проведення інвентаризації, потрібно скористатися кнопкою «Інвентаризація» або відповідної комбінацією клавіш. При цьому необхідно, щоб у користувача були виставлені відповідні права (див. « 5.3. Права доступу і групи користувачів ».

Коли режим інвентаризації включений, зображення гаманця в лівому верхньому куті програми замінюється на зображення папки-планшета. Далі робота мало чим відрізняється від звичайних продажів. Продавець просто відзначає товари, вказує їх кількість. Вся ця інформація вноситься до автоматично створеного документа інвентаризації, який доступний через меню «Запаси» - «Інвентаризація».

Коли інвентаризація завершена, досить просто повернутися на головний екран програми. Якщо підключений чековий принтер, то після завершення інвентаризації він роздрукує відповідний документ.

Залишити відгук

Щоб ​​залишити коментар необхідно авторизуватися або зареєструватися.