WORKABOX ВІД А ДО Я: підручник для початківців

Перед вами збірка детальних інструкцій. Про те, як швидко запустити облік свого роздрібного підприємства. Як уникнути типових помилок рітейлера. На що звернути увагу при використанні продукту. Маса фішек і корисних хитрощів від професіоналів.

Підручник workabox, читайте online! А також дивіться відео уроки!

11. Роздрібні продажі

11.1. Оформлення роздрібного продажу

11.2. Оформлення повернення товару від покупця

11.3. Автоматичне і ручне надання знижок

11.4. Замовлення від покупця і резервування товарів

11.5. Часткова передоплата

11.1. Оформлення роздрібного продажу

Для оформлення роздрібного продажу в сервісі workabox можна скористатися одним із двох способів. По-перше, передбачена можливість їх ручного оформлення, за допомогою веб-інтерфейсу. Це зручно в тих випадках, коли щоденні обсяги продажів невеликі, у товара відсутній штрих-код, немає необхідності у використанні чекового або фіскального принтера. Для решти ж випадків існує другий метод - використання додатка Workabox.Касса (див. подробиці в розділі «13. Робота з додатком Workabox.Касса»).

При оформленні роздрібного продажу необхідно скористатися закладкою «Продажі», вибравши потім «Роздрібні продажі». Відкривається довідник, в який внесені вже всі здійсненні продажі (якщо такі вже є).

Процедура введення нового продажу виконується таким же способом, як і всі інші подібні процедури в системі. Слід пам'ятати, що для оформлення роздрібного продажу співробітник повинен мати відповідні права і бути зареєстрованим у РТТ, в якій здійснює покупку клієнт. Менеджери з представництв можуть переглядати список здійснених продажів, але позбавлені можливості їх створювати.

Процедура оформлення починається з натискання кнопки «Створити». При оформленні продажу вручну потрібно обов'язково вказати касу (якщо на РТТ зареєстровано одразу кілька кас) через яку він оформляється (подробиці можна знайти в розділі «12.4. Довідник кас»). Ім'я касира, що оформляє дану покупку, підставляється автоматично.

Важливо вказувати також тип оплати - готівковий або безготівковий (оплата банківською картою). Від цих даних залежить, де саме числитимуться отримані за товар гроші, у торговельній касі, або на розрахунковому рахунку підприємства в банку.

Частина полів мають виключно інформаційне призначення. Вони заповнюються автоматично, в залежності від кількості проданого товару і його вартості, а також заведених в сервісі умов акцій.

Товари можуть додаватися в чек (у нижній частині екрана, в закладці «Товари») за допомогою сканера штрих-кодів, або функції ручного пошуку. Пошук товарів можна виконувати по їх назві, артикулу і будь-яким іншим властивостям, заданих при складанні номенклатурного довідника (див. главу «6.2. Визначення структури НД»).

Кількість товарів позначається вручну у відповідному полі. А якщо додається товар, який вже є в чеку, то його кількість буде автоматично збільшено на одиницю. Якщо ж найменування було вибрано помилково, то досить просто позначити його галочкою, після чого з'являється кнопка «Видалити».

Закладка «МІ» використовується для застосування маркетингових інструментів (подробиці в главі «11.3. Автоматичне і ручне надання знижок»).

Кожен з продажів може мати один з трьох станів: «введений», «завершений» і «скасований». Перше виставляється автоматично після збереження продажу. Цей стан використовується для передачі даних про чек в систему і розрахунку знижок. Після того, як продаж оформлено, клієнт розрахувався, виставляється стан «завершений». Редагування даних після цього вже неможливо. Що ж до стану «скасований», то з його назви зрозуміло, що його використовують у разі, якщо покупка з якоїсь причини була скасована, або необхідно відкоригувати раніше здійснений продаж.

11.2. Оформлення повернення товару від покупця

Довідник здійснених повернень від клієнтів можна відкрити через закладку «Продажі», де необхідно вибрати «Повернення від покупців». Тут можна отримати всі необхідні відомості щодо того, коли, який товар, і на яку суму було повернуто.

Для того щоб почати оформлення повернення, необхідно знайти продаж, за яким цей товар був реалізований. Найпростіше це зробити, відкривши список продажів (меню «Продажі» - «Роздрібні продажі») і вказавши у фільтрі відомі дані про чек - номер, дата, або сума. Потім касиру потрібно зайти в картку продажу, переконатись, що це потрібний чек, на який оформлюється повернення, натиснути на кнопку «Створити повернення».

При оформленні повернення необхідно залишити тільки ті позиції, і в тій кількості, які дійсно повертаються. Якщо з декількох однакових товарів повертається лише частина, то ця кількість вказується вручну, а непотрібні найменування видаляються (виділяються галочкою, потім «Видалити»).

Система автоматично відстежує всі проведені операції повернення. Вона не допустить, щоб один товар повертався кілька разів. У такому випадку буде видане повідомлення, що дане найменування вже повертали.

З усіма здійсненими раніше поверненнями можна ознайомитися, вибравши в меню «Продажі», а потім «Повернення товарів від покупця».

11.3. Автоматичне і ручне надання знижок

Всі види знижок, з якими працює workabox (див. главу «10. Маркетинг»), розраховуються автоматично. Касиру не потрібно витрачати час на обчислення остаточної суми самостійно. Більше того, він може навіть і не знати, які акції зараз проходять в магазині. Всі необхідні підрахунки зробить за нього система, спрощуючи роботу і зменшуючи ризик виникнення будь-якої помилки.

При наданні клієнтом купона на знижку, дисконтної карти, або подарункового сертифіката, необхідно ввести штрих-код (вручну або відсканувавши сканером ) в закладці «МІ» роздрібного продажу. При збереженні продажу всі знижки за даним чеком прорахуються автоматично і будуть відображені на екрані. Якщо при заведенні маркетингових акцій були введені відповідні підказки, то вони будуть показані касиру.

Існує також і можливість використання менеджерської знижки. У такому випадку розмір знижки задається вручну. Це потрібно в тих ситуаціях, коли в оцінці розміру знижки (і того, чи потрібна вона взагалі ) бере участь людський фактор. Наприклад, таку знижку може виторгувати жвавий клієнт. Або ж вона надається близькому знайомому, родичеві. Природно, що для надання менеджерської знижки касир повинен володіти відповідними правами.

Всі менеджерські знижки фіксуються окремо, згодом у будь-який момент можна дізнатися ким, коли і за який товар вона була надана.

11.4. Замовлення від покупця і резервування товарів

Одна з переваг сервісу workabox полягає в здатності приймати і обробляти замовлення від покупців, які використовуються в таких ситуаціях:

  • При використанні workabox для інтернет-магазину (див. главу «16. Інтеграція workabox з сервісом InSales»);
  • Коли користувач здійснює замовлення за допомогою інфокіосків (див. главу «14. Робота з workabox.інфокіоск»);
  • Також «Замовленням від покупця» може скористатися співробітник компанії, для оформлення замовлення, що надійшло, наприклад, по телефону.

Для створення такого документа через веб-інтерфейс необхідно скористатися вкладкою «Продажі» - «Замовлення від покупця». Процедура створення замовлення через інфокіоск детально розписана в главі «14. Робота з workabox.інфокіоск».

Робота з «Замовленнями від покупця» нічим не відрізняється від обробки інших видів документів в workabox. У замовленні вказуються такі дані, як торгова точка, ім'я співробітника, який прийняв замовлення, дані про покупця (можна вибирати з уже зареєстрованих в системі) і необхідні товари. Поля з даними про знижки заповнюються автоматично, на основі заведених в системі маркетингових акцій. Для ідентифікації покупця можна використовувати Дисконтну карту, увівши її штрих-код на закладці «МІ». Замовлення від покупців відрізняються досить великою кількістю станів:

  • Введене - означає, що замовлення знаходиться в стадії оформлення;
  • Сформоване - замовлення повністю сформоване і чекає виконання;
  • Підтверджене - отримане підтвердження від покупця (наприклад, після телефонного дзвінка покупцю);
  • Скасоване - призначення зрозуміло з назви;
  • Об'єднане - кілька замовлень були об'єднані в одине (наприклад, для того, щоб відправити їх постачальнику);
  • Відвантажене - замовлення доставляється;
  • Завершене - замовлення доставлене і оплачене.

Якщо «Замовлення від покупця» створюється через веб-інтерфейс, то додавати в нього товари можна шляхом пошуку їх по артикулу або за допомогою стандартного фільтра, з використанням найменування, коду постачальника і т. тощо. Можливий також імпорт з Excel.

При додаванні товару в таблиці відразу ж відображається наявне кількість і скільки одиниць вже було зарезервовано під замовлення раніше. Таким чином можна зрозуміти, чи потрібно ще дозамовляти дане найменування.

Через інструмент «Операції» можна задати, чи використовувати ціни обраного магазину або ж ціни зі спеціального прайс-лист (про використання ПЛ див. главу «9. Ціноутворення»). Адже ціни на товар у звичайному роздрібному магазині та інтернет-магазині можуть відрізнятися. Також скористатися пунктом «Встановити ціни з РТТ» необхідно, якщо магазин був змінений вже після того, як замовлення було сформовано.

Пункт «Оновити залишки» також використовується, якщо був змінений магазин. Або ж якщо під час формування відбулася зміна залишків (здійснена продаж або відбулося надходження від постачальника).

Після того, як «Замовлення від покупця» отримав стан «Сформоване», «Підтверджене» або «Відвантажене», з обраних в ньому товарів формується резерв. Відповідно, якщо замовлень декілька, то резерв формується з суми найменувань в них. Однак при цьому не враховуються об'єднані замовлення, щоб уникнути помилкового подвоєння даних.

Резерв жодним чином не впливає на облікові залишки на об'єкті обліку. Але він дозволяє завжди бути в курсі, чи достатньо мається товару для виконання замовлення, чи не потрібно оформляти замовлення у постачальника або внутрішнє замовлення. Також, при спробі продати або перемістити зарезервований товар, касир або менеджер отримають відповідні попередження. У такому випадку менеджер вирішує, чи продовжувати йому процедуру переміщення або спочатку дозаказать відповідні найменування. Дії ж касира детально розглянуті в главі «13.6. Продаж замовленого і передплаченого товару».

Інформація про кількість зарезервованих товарів відображається не тільки при складанні замовлення. Знайти ці дані можна і в звіті про залишки товарів. Це робиться через закладку «Звіти», де потрібно вибрати «Залишки товару» - резерви вказані в стовпці «Резерви товарів». Вони відображаються лише станом на поточний момент, історія по ним не зберігається.

При видачі «Замовлення покупцеві» на підставі Замовлення формується «Роздрібний продаж». Для цього можна скористатися або веб-інтерфейсом, або додатком workabox.касса. У першому випадку роздрібний продаж оформляють прямо з документа «Замовлення від покупця». Робиться це також через інструмент «Створити» - «Роздрібні продажі».

Інструмент «Створити» використовується для оформлення замовлень постачальникам або внутрішніх замовлень. Для цього потрібно вибрати відповідний пункт у меню, що відкрилося.

Про пункти «Вхідні платежі» і «Вихідні платежі», також доступних через інструмент «Створити», розповідається в наступному розділі.

11.5. Часткова передоплата

В деяких випадках продаж товару має на увазі його передоплату (авансовий платіж). Типові приклади - продаж за каталогами або торгівля за зразками. Клієнт вносить певну частину грошей, яку необхідно відразу ж врахувати в системі для подальшого зменшення суми основного платежу.

Робиться це безпосередньо з документа «Замовлення від покупця», через інструмент «Створити» - «Вхідні платежі». Формується документ, де необхідно вказати тип оплати, суму передоплати, одержувача, касу і т. тощо. Якщо при складанні замовлення був вказаний зареєстрований в системі покупець (наприклад, власник дисконтної картки), то дані про нього переносяться автоматично. Якщо помилково буде введена сума, що перевищує вартість самого товару, то система видасть відповідне повідомлення.

Після того, як документ збережений, його переводять у стан «Завершений», а в прив'язаному до нього «Замовленні від покупця» в поле «Передоплата» з'являється відповідна сума. Згодом, при остаточній оплаті замовлення, сума авансу віднімається з його вартості. У чеку вона проходить як знижка.

Пункт «Вихідні платежі» використовується при необхідності повернення авансу або його частини. Даний платіж також згодом враховується при підрахунку остаточної вартості. Але зазначена в ньому сума не віднімається, а додається до вартості замовлення.

Залишити відгук

Щоб ​​залишити коментар необхідно авторизуватися або зареєструватися.