WORKABOX ВІД А ДО Я: підручник для початківців

Перед вами збірка детальних інструкцій. Про те, як швидко запустити облік свого роздрібного підприємства. Як уникнути типових помилок рітейлера. На що звернути увагу при використанні продукту. Маса фішек і корисних хитрощів від професіоналів.

Підручник workabox, читайте online! А також дивіться відео уроки!

4. Структура підприємства роздрібної торгівлі

4.1. Прості підприємства роздрібної торгівлі, роздрібні мережі і франчайзингові мережі

4.2. Основні об'єкти структури підприємства в workabox

4.3. Створення структури підприємства

4.4. Франчайзингові мережі, переваги і недоліки

4.5. Підтримка франчайзингу в workabox

4.1. Прості підприємства роздрібної торгівлі, роздрібні мережі і франчайзингові мережі

В роздрібній торгівлі задіяні як крамнички, так і величезні гіпермаркети. Найпростіший роздрібний бізнес складається з головного офісу і одного магазину. Причому офіс і РТТ можуть знаходитися в одному приміщенні. Товари від постачальника у такому разі завозяться невеликими партіями безпосередньо в магазин, склад - відсутній.

Складніший варіант має на увазі ще і наявність складу. Нерідко для цієї мети використовується квартира рітейлера (яка при цьому виконує ще і роль головного офісу). Наявність складу накладає свій відбиток на ведення торгівлі - завжди треба знати, скільки товару знаходиться на складі, а скільки на РТТ.

Під час розвитку компанії кількість РТТ, що належать одному головному офісу, може зростати. Але зовсім не обов'язково, що збільшуватиметься і кількість складів. Якщо наявної площі вистачає, то один склад може обслуговувати усі магазини. Якщо РТТ розкидані на великій території, то, з точки зору логістики, їх може бути зручно забезпечувати з декількох складів.

Одного офісу вистачає для управління РТТ в межах одного регіону. Але коли бізнес розрісся і вийшов на національний рівень, то можуть знадобитися регіональні офіси (представництва), а також прив'язані до них склади і РТТ.

За схожою схемою працює система франчайзингу. Ось тільки представництво, або РТТ, або склади можуть бути самостійною юридичною особою, чи приватним підприємцем - франчайзі.

4.2. Основні об'єкти структури підприємства в workabox

Сервіс workabox дозволяє створити три основні об'єкти структури підприємства: представництво, роздрібна торговельна точка (РТТ) і склад. Цього вистачає для ведення обліку діяльності підприємства будь-якого масштабу, від маленького сімейного бізнесу до великої торгівельної мережі.

Починаючи роботу з сервісом, ви повинні внести усі свої офіси, магазини і склади. Вказавши при цьому їх організаційну структуру (хто кому підкоряється). Завершивши цю процедуру, ви створите основу, на якій і будуватиметься ваша діяльність. Саме на цей фундамент і додаватиметься уся наступна інформація: до магазину прив'язуватимуться співробітники, до складу товари і тому подібне. Подробиці про створення структури - в розділі «4.3. Створення структури підприємства».

Слід пам'ятати, що сервіс workabox відрізняється високою гнучкістю. Ви завжди зможете повністю змінити раніше створену структуру. Наприклад, замінити одні магазини іншими, змінити принцип організації і тому подібне. Кількість деяких з основних об'єктів структури залежить від вибраного тарифного плану (див. розділ «2.3. Доступні тарифні плани»).

Відмітимо, що склади і представництва можуть створюватися умовно. Адже, як вже говорилося вище, у випадку з малим бізнесом офіс, склад і магазин можуть знаходитися на одній території. Проте workabox автоматично, при реєстрації створює один офіс і одну РТТ. Просто згодом користувач задає їм одну і ту ж адресу. Склад створюється вручну при необхідності.

4.3. Створення структури підприємства

Реєстрація представництв/редагування даних

За замовчанням, при реєстрації в сервісі workabox створюється одне представництво - головний офіс компанії. Усе що вимагається від користувача - вказати його точні дані. Для цього необхідно увійти до закладки «Підприємство» и вибрати «Представництва».

Вам відкриється вікно, що містить список вже зареєстрованих представництв (як мінімум, одне, створене за замовчанням) - довідник представництв. Для редагування даних необхідно просто клікнути на потрібну вам назву або код (задається сервісом автоматично, при створенні представництва). У картці, що відкрилася, представництва будуть доступні декілька полів: назва представництва, адреса і телефон.

Для створення нового представництва необхідно зайти в довідник представництв і скористатися інструментом «Створити». При натисненні на цю кнопку відкривається вікно, в якому необхідно заповнити ряд полів. Так само, як і у випадку з головним офісом, необхідно вказати адресу, телефон і назву. Проте тут є і два додаткові пункти: «Батьківський підрозділ» и «Франчайзі». У першому необхідно вказати, до якого із вже існуючих представництв належатиме новостворюване. За умовчанням це головний офіс. Як батьківський підрозділ може виступати тільки представництво або головний офіс, але ніяк не склад і не РТТ. Другий пункт потрібний при роботі з франшизою (див. подробиці в розділі «4.5. Підтримка франчайзингу в workabox»).

Порада. Інструмент «Створити» присутній не лише в довіднику підрозділів, але і в картці підрозділу. Другий варіант дозволяє не просто створювати новий, але в точності копіювати вже існуючний. Це зручно, коли відмінності між підрозділами мінімальні. Такий підхід застосовується і в інших подібних випадках - реєстрації РТТ, заведенні нових співробітників і тому подібне.

Кожен з підрозділів може мати два стани: «Введений» и «Архів» (у правій верхній частині вікна, під кодом). Перший стан означає, що підрозділ активний і функціонує. Другий призначається у випадку, коли робота підрозділу з якої-небудь причини припиняється. Також архівний стан може бути корисний при заведенні нового магазину - він буде відмічений як «Введений», коли під нього буде оформлена уся інфраструктура. Для вибору стану досить просто клікнути на потрібному, а потім натиснути «Зберегти».

Видалити вже створений підрозділ неможливо, оскільки сервіс зберігає усю інформацію про роботу підприємства. Такі дані допоможуть у будь-який момент прослідкувати повну історію функціонування підприємства з моменту його реєстрації в сервісі.

Персональні картки представництв та РТТ в workabox побудовані так, що завжди є можливість переглянути, що саме підпорядковане даними об'єктів - досить просто клікнути на відповідну закладку. У випадку з РТТ це можуть бути співробітники або каси, а у випадку з представництвом - склади, РТТ, регіональні представництва і т. П.

Реєстрація РТТ/редагування даних

Як вже говорилося вище, за замовчанням в сервісі створюється одна РТТ. Побачити її можна в довіднику РТТ. Для того, щоб увійти до нього, необхідно скористатися закладкою «Підприємство», а потім «РТТ».

Робота з РТТ (заведення нових і редагування вже наявних) відбувається по тих же принципах, що і у випадку з представництвами. Тут також необхідно вказувати батьківський підрозділ, також існують два стани «Введений» и «Архів» , що мають таку саму роль.

Також деякі відмінності присутні і в картці РТТ. Вони полягають в пунктах «Прайс-лист» и «Розрахунковий рахунок за замовчанням». Перший визначає, за якими цінами продаватиметься товар в магазині (див. розділ «9.3. Використання прайс-листів»). Другий визначає банківські реквізити (на який розрахунковий рахунок зараховуватимуться гроші за товари, сплачені за допомогою платіжної карти). (див. розділ «12.3. Довідник банків»).

Стосовно пункту «Франчайзі», то він детально розглядається в розділі «4.5. Підтримка франчайзингу в workabox».

Реєстрація складу/Редагування даних

Процеси реєстрації нового складу або редагування вже наявного такі ж, як і у випадку з основними об'єктами структури workabox. Кожен із складів також має автоматично згенерований системою код, йому можна вказувати назву, адресу і батьківський підрозділ. Є два статуси «Введений» и «Архівний», що мають ті ж значення.

Для входу в довідник складів необхідно скористатися вкладкою «Підприємство», потім «Склади». Усі інші дії виконуються по аналогії з вище описаними.

Персональные карточки представительств и РТТ в workabox построены так, что всегда есть возможность просмотреть, что именно подчинено данным объектам — достаточно просто кликнуть на соответствующую закладку. В случае с РТТ это могут быть сотрудники или кассы, а в случае с представительством — склады, РТТ, региональные представительства и т. п.

4.4. Франчайзингові мережі, переваги і недоліки

Франчайзинг - це один з найпоширеніших видів ліцензування, коли одна сторона передає інший право діяти в бізнесі від свого імені. При цьому Покупець франшизи (франчайзі) використовує розроблену продавцем (франчайзером) бізнес-модель, а також товарну марку або бренд. Продавець в цьому випадку отримує певну суму винагороди - роялті, а також поширення своєї торгівельної марки. А Покупець користується вже відомим ім'ям і налагодженим бізнес-процесом для отримання прибутку. При купівлі франчайзингового пакету - франшизи, Покупець отримує необхідне програмне забезпечення, детальну документацію, чітко налагоджену бізнес-систему.

Єдиного правила оформлення франчайзингу не існує. Продавець франшизи може отримати усю суму одночасно. А може отримувати певні відрахування від прибутку щомісячно, або ці способи оплати можуть поєднуватися. Суворість дотримання вже створеної моделі також може варіюватися, від простого використання торгівельного знаку і кольорів компанії до наслідування багатосторінкових описів кожної деталі і кожного процесу в діяльності компанії

Переваги продавця франшизи полягають, передусім, в отриманні прибутку. Можливо, прибуток від такого роду угод нижчий, ніж, якби франчайзер сам займався веденням бізнесу, але вона стабільна і немає необхідності нести витрати. Ще однією перевагою є те, що торгівельна марка продовжує розвиватися і рекламуватися, хоча її власник і не докладає до цього значних зусиль. Покупець франшизи може бути зобов'язаним купувати сировину або устаткування у її власника, що забезпечує додатковий прибуток.

Зворотною стороною франчайзингу є його тіньові, невигідні для покупця особливості. Жорстка регламентація бізнес-процесів може перешкодити покупцеві франшизи приймати власні рішення. Він може бути обмежений в закупівлях, відборі постачальників, можливостях рекламувати свою продукцію тим або іншим чином і так далі. Тобто, фактичне керівництво компанії сковане у своїх рішеннях і іноді буде вимушене йти на можливо невигідні для себе і свого особистого бізнесу кроки. Не варто забувати і про те, що переорієнтовувати таке підприємство або розвивати його так, як підказує підприємницька інтуїція, також буде практично неможливо. Адже багато підприємців йдуть в бізнес саме заради свободи ухвалення рішень.

4.5. Підтримка франчайзингу в workabox

Підтримка франчайзингу в workabox здійснюється за допомогою дуже простих засобів. При цьому створюється прозора структура, якою легко керувати і роботу якої легко відстежувати.

Для того, щоб зареєструвати в сервісі нове представництво, що працює по франчайзингу, вам необхідно вибрати вкладку «Підприємство», потім «Представництва». У довіднику, що відкрився, ви можете або створити нове представництво, або відмітити одне із вже існуючих, як таке, що працює у франчайзингу.

Для цього досить в картці підрозділу перевести перемикач «Франчайзі» в положення «Так». Згодом, усі склади, що підключаються до цього представництва, і РТТ також автоматично відзначатимуться як що входять в підсистему франчайзингу. Робота з такими об'єктами структури нічим не відрізняється від роботи зі звичайними об'єктами.

Відмітити як такий, що входить у франшизу можна будь-який з підрозділів, за винятком головного офісу.

Згодом, коли у вас з'являється новий франчайзи, ви просто вводите в систему нове представництво, відмічаючи його як таке, що працює по франшизі. Потім вже навколо нього вишиковується необхідна інфраструктура. Залежно від умов, по яких ви надаєте франшизу, інфраструктура ця може бути, як жорстко регламентована (наприклад, тільки один склад і один магазин), так і залежати від побажань або можливостей франчайзи. До речі, сам він вводиться в систему як представник нового підрозділу, отримуючи при цьому відповідні права (подробиці - в розділі «5. Персонал, управління персоналом»). Залежно від них він може або сам вносити певні коригування до інфраструктури свого бізнесу, або повністю залежить від власника франшизи.

Закупівля товару у франчайзера документується документом приходу товарів від постачальника (див. подробиці в розділі «7.2. Надходження товарів від постачальника »).

Важливо відзначити, що компанії франчайзі не бачать ніякої інформації один про одного, цін, списків співробітників та іншої подібної інформації. Виняток допускається лише для номенклатурного довідника, але тільки в тих випадках, коли частина номенклатури є спільною для всіх і ведеться співробітниками головного офісу. При цьому дана номенклатура не може бути відредагованою самим франчайзі. Подробиці про номенклатурний довідник розписані в розділі « 6. Товарний (номенклатурний) довідник »).

Залишити відгук

Щоб ​​залишити коментар необхідно авторизуватися або зареєструватися.