WORKABOX ВІД А ДО Я: підручник для початківців

Перед вами збірка детальних інструкцій. Про те, як швидко запустити облік свого роздрібного підприємства. Як уникнути типових помилок рітейлера. На що звернути увагу при використанні продукту. Маса фішек і корисних хитрощів від професіоналів.

Підручник workabox, читайте online! А також дивіться відео уроки!

6. Товарний (номенклатурний) довідник

6.1. Організація структури товарного довідника

6.2. Товарні групи та управління ними

6.3. Атрибути користувача товарних груп

6.4. Довідники користувача

6.5. Спеціальні налаштування товарних груп

6.6. Налаштування відображення товарних атрибутів груп

6.7. Додавання товарів в групи

6.8. Перенесення товарів з однієї групи в іншу

6.1. Организация структуры товарного справочника

Переважна більшість невеликих магазинів торгує однаковою номенклатурою. Наприклад, тільки одягом або тільки продуктами. У таких випадках цілком достатньо нескладного номенклатурного довідника, в який просто заносяться всі найменування . Однак якщо у магазина є, наприклад, два відділи з різними товарами (на кшталт одягу та взуття), то однорівневий довідник вже незручний. Якщо ж мова йде про інтернет-магазин, який може торгувати десятками видів найрізноманітніших товарів, то потрібний довідник зі складною структурою. Він складається з груп і підгруп.

Сервіс workabox дозволяє управляти товарним довідником зі складною деревовидною ієрархічною структурою. Якщо магазин торгує одночасно портативною електронікою і крупної побутовою технікою, то для кожної з цих груп створюється окрема гілка. Надалі для спрощення ми будемо називати товарною групою будь-яку гілку, незалежно від її ієрархії.

За замовчуванням присутній кореневий рівень - «Товари та послуги». Його можна перейменувати, але не можна видалити. На цій основі користувач може створювати яку завгодно складну структуру, вносячи додаткові групи і підгрупи. Кількість дочірніх рівнів нічим не обмежується. Тут все залежить від потреб компанії, обраної нею структури товарного довідника.

Кожна з товарних груп може мати різний набір атрибутів (властивостей). Однак важливою особливістю товарного довідника є те, що дочірні групи успадковують набір атрибутів більш високого рівня. Наприклад, у нас є група «Електроніка» з атрибутами «Виробник» і «Постачальник». Обидва вони будуть успадковані дочірніми групами «Портативна техніка» і «Відеотехніка», які крім цього мають також і власні атрибути.

Важливо відзначити: один і той же товар не може входити одночасно у кілька товарних груп.

При необхідності користувач workabox може без зусиль повністю змінити всю структуру побудованого ним товарного довідника, незалежно від складності. Цей процес потребує певного часу і уваги, але він не буде занадто важким.

Природно, що за наявності обмеженої номенклатури, створювати складну структуру груп товарів просто безглуздо.

6.2. Товарні групи та управління ними

Перш ніж починати роботу з товарним довідником, необхідно визначитися зі структурою товарних груп. Управління ними здійснюється через меню «Налаштування», де вибирається пункт «Товарні группи». За замовчуванням, як було описано вище, присутня лише одна група - «Товари та послуги».

Для того щоб організувати нову групу, достатньо лише натиснути «Створити». У вікні, необхідно вказати найменування нової групи і задати властиві їй атрибути (см. «6.3. Атрибути користувача товарних груп»»). А в полі «Повне найменування» відображається повний шлях, що включає в себе перелік всіх батьківських груп. Це може бути щось на зразок: «Товари та послуги / Електроніка / Мобільні пристрої / Смартфони».

Якщо планується використовувати Екран або ж сервіс застосовується для інтернет-магазину, то має сенс завантажити зображення для новоствореної групи. Підтримуються формати jpg, gif і png, розміром до 500 КБ. Для кожної з товарних груп можна завантажити по одному зображенню, а для кожного товару - до 10-ти. Докладніше про Екрани можна прочитати в розділі «14. Робота з Екранами».

Для того щоб створити дочірню групу, необхідно спочатку виділити (клікнути по ній мишкою) батьківську групу, і лише потім натискати на «Створити». Виділення необхідно при зміні даних (кнопка «Змінити») і, коли необхідно видалити групи (кнопка «Видалити»). Однак слід пам'ятати, що видалити групу, яка містить інші групи, або товари неможливо. Спочатку необхідно перенести товари в інші групи і видалити ті,що стали вільними.

Кожна з груп може мати два статуси:

         
  • «Введений» - виставляється за замовченням і означає, що всі товари з даної групи беруть участь у товарообігу, вони будуть враховуватися при складанні звітів.
  •      
  • «Архів» - потрібен, якщо з якої-небудь причини компанія перестала працювати з товарами з даної групи. Встановити стан «Архів» неможливо, якщо група містить інші групи або товари в стані «Введений», спочатку необхідно проставити статус «Архів» у них.
  •    

6.3. Атрибути користувача товарних груп

Як вже зазначалося вище, кожна з товарних груп має свої атрибути користувача, які задаються при її створенні. Плюс вона успадковує атрибути від материнської групи. Атрибути користувача можуть бути задані для будь-якої з груп, включаючи навіть саму верхню - «Товари та послуги». Однак у випадку з нею існує набір універсальних атрибутів, що не підлягають зміні. Це - «Властивості за замовчуванням», які включають в себе «Постачальник», «Артикул», «Дрібність» і т. п.

Для того щоб додати в групу необхідний атрибут (властивість) потрібно перейти в головному меню в «Налаштування», потім «Товарні групи». У довіднику, вибираємо необхідну нам групу і натискаємо змінити. Нові властивості задаються в пункті «Властивості товарів групи», шляхом натискання на кнопку "Додати". У вікні, вказується найменування властивості і задається його тип. Всього передбачено сім типів:

         
  • «Рядок» - ця властивість може мати один рядок тексту. Наприклад, короткий опис товару;
  •      
  • «Текст» - ця властивість може мати значний обсяг тексту, начебто докладний опис товару. Форматування тексту не підтримується, але його можна розбивати на окремі абзаци;
  • «Число, ціле» - даний тип підходить для властивостей, які будуть містити виключно цілочисельні значення, на зразок кількості USB-роз'ємів у ноутбука;
  •    
  • «Число, 2 знака після коми» - для значень, які вимагають більшої точності. Наприклад, діоптрії лінз в окулярах, довжина або вага;
  • «Число, 3 знаки після коми» - для всіх випадків, коли необхідно вказувати дані підвищеної точності;
  •  
  • «Дата» - призначення даного типу зрозуміло з його назви ;
  • «Довідник» - тип властивості користувача, визначається одним із заздалегідь створених користувальницьких довідників (подробиці в «6.4. Довідники Користувача»). При виборі даного типу необхідно вказати також і сам довідник користувача.
  •      

Важливо відзначити, що всі розглянуті вище типи даних використовуються і в інших розділах. Наприклад, при завданні властивостей покупців ( див. «10. Маркетинг»)

Якщо властивість було додано помилково або в ній вже немає потреби, то її можна видалити. Для цього достатньо просто відзначити галочкою відповідне поле і скористатися кнопкою «Видалити», що автоматично з'явилась.

У вікні редагування групи можна переглянути властивості, успадковані нею від материнської групи, а також властивості , задані за замовчуванням. Там же задається зображення товарної групи, вказуються і властивості відображення товарних груп. Тобто визначається, як товари з даних груп будуть відображатися в додатках POS.workabox и Екран. Докладніше про властивості відображення розписано в «6.6. Налаштування відображення товарних атрибутів груп».

Кожен з атрибутів товарної групи може мати 5 ознак. Так, ознака «Обов'язковий» означає, що даний атрибут обов'язковий для заповнення при внесенні товарів, дане поле не може бути залишено порожнім. Інакше система видасть помилку, як при ручному введенні, так і при імпорті.

Ознака «Використовувати для пошуку» визначає, чи може дана властивість використовуватися для пошуку користувачем товару в Екранах, або якому-небудь іншому сторонньому додатку. Тут просто необхідно визначитися,наприклад, з тим, яка ймовірність того, що хто-небудь стане використовувати атрибут «колір» для пошуку нужної йому моделі принтера. Відповідно, якщо властивість відключена, то вона не буде задіяна, як параметр фільтра, використовувана для пошуку.

Що ж до ознак «Відображати на вітрині», «Розширена інформація», то докладніше про них розповідається в «6.6. Налаштування відображення товарних атрибутів груп». Ознака «Модифікатор» розглядається в «6.5. Спеціальні налаштування товарних груп».

6.4. Довідники користувача

Довідники користувача створюються вручну працівниками компанії і призначені для зменшення помилок під вводяться. Наприклад, в магазині одягу це може бути довідник «Розміри», який заповнюється такими даними, як «S», «M» і т. п. Такий довідник може містити назви міст, індекси, номери об'єктів і багато іншого.

При цьому може бути відразу декілька атрибутів, що посилаються на один і той же користувальницький довідник . Наприклад, на той же довідник з розмірами можуть посилатися атрибути з товарної групи «Сорочки» та групи «Кальсони». Природно, для того, щоб заводити подібний атрибут, необхідно спочатку створити відповідний довідник користувача.

Для створення довідників користувача необхідно скористатися меню «Налаштування» - «Призначені для користувача довідники». У вікні, можна або відредагувати вже наявні довідники, або створювати нові (кнопка «Створити»).

При створенні нового довідника потрібно вказати його назву. Потім, користуючись кнопкою «Додати», можна додавати яку завгодно кількість нових значень. Їх найменування редагуються безпосередньо в самій таблиці. Якщо значення більш не потрібно або воно було додано помилково, його легко видалити. Так само як і у випадку з атрибутами товарних груп, досить просто виділити необхідну і натиснути на кнопку «Видалити». Вона автоматично з'являється. Довідники користувача можуть заповнюватися також і автоматично, при імпорті даних з файлу Excel. Так, якщо в системі визначений довідник користувача «Колір», то в нього будуть перенесені всі значення з поля «Колір» у файлі.

Природно, що додаватися при цьому будуть тільки нові значення, повторення виключаються. Довідники користувача теж мають статуси. Якщо довідник використовується, то йому присвоюється статус «Введений» (задається автоматично при створенні ). Якщо ж довідник вже не потрібен, то статус перемикається на «Архівний».

6.5. Спеціальні налаштування товарних груп

Отже, ваша компанія торгує великою кількістю товарів, які розподілені серед безлічі товарних груп. Відповідно у такого розмаїття буде і чимала кількість всіляких товарних атрибутів (властивостей). Причому кожен з товарів буде пов'язаний лише з частиною з них. Так, якщо магазин торгує одночасно мобільними телефонами і принтерами, то природно, що настільки різнорідні пристрої просто не можуть мати повністю схожі властивості. І якщо маса і розміри вказуються у всіх, то існує також і набір спеціалізованих характеристик. Наприклад, у розділі «Мобільні телефони» безглуздо шукати «максимальний дозвіл друку».

І якщо ваша компанія використовує додатки Екрани (або інші подібні сторонні додатки), то важливо правильно налаштувати відображення товарів у вітрині, для того, щоб користувач, який буде їх переглядати, не стикався постійно з порожніми (і безглуздими) полями. Тобто в кожній групі мають відображатися тільки одні, притаманні їй властивості. До того ж немає сенсу виводити абсолютно всі види одного і того ж товару. Наприклад, цілком достатньо вказати, що у продажу є джинси даної моделі, але немає ніякого сенсу «вивалювати» на екран повний набір кольорів і розмірів. Досить просто вказати, що є інші модифікації даного товару.

Правильне відображення важливе і для додатку POS.workabox. Касиру не потрібні довгі напівпорожні таблиці властивостей. На екрані каси має відображатися тільки найнеобхідніше.

Саме для уникнення подібних ситуацій і були введені такі поняття, як модель і модифікатори. Модель - це набір атрибутів, які визначають один і той же товар, що має різні характеристики, розмір або кольори. Останні ж у свою чергу є модифікаторами, які визначають різні модифікації одного й того ж товару. Іншими словами, всі записи номенклатурного довідника, що мають один і той же код моделі - це різні модифікації одного й того ж товару.

Наприклад, в магазині є джинси бренду «Jeans» фасону «Sun- Cult». При цьому доступні різні кольори і розміри, які, власне кажучи, і визначають різницю між найменуваннями. У даному випадку тип товару, бренд і фасон визначатимуть модель, а колір, розмір, наявність або відсутність стразів - другорядні і відносяться до модифікаторів.

Для того щоб вказати, які саме властивості визначають модель, необхідно у вікні редагування товарної групи скористатися закладкою «Модель». За умовчанням в модель входить тільки властивість «Найменування». Якщо ж модель визначається збігом декількох атрибутів одночасно, то необхідно відзначити ці атрибути галочками.

Модифікатори ж задаються безпосередньо прямо в списку атрибутів групи - для цього у потрібного атрибуту просто виставляється відповідний ознака. Важливо відзначити, що дочірні групи успадковують всі модифікатори від материнських груп, зберігаючи при цьому можливість зміни при необхідності.

6.6. Налаштування відображення товарних атрибутів груп

Далеко не всі з властивостей, що визначають модель, повинні відображатися на вітрині Екрана, або в POS.workabox, або на чеку. Сервіс дозволяє виводити назву моделі в тому вигляді, який працівники компанії вважатимуть доцільним. Для цього існує вкладка «Назва моделі», в ній задається необхідна послідовність атрибутів, які визначають, як виглядатиме назва моделі, наприклад, на вітрині.

Назва моделі «склеюється» з декількох властивостей. Для цієї дії в закладці «Назва моделі» необхідно просто виставити в потрібній послідовності кілька властивостей. Використовуючи інструмент «Додати нову властивість», вказується сама властивість і префікс. Останній використовується для більшої інформативності. Це може бути щось на зразок «сз.» - для сезону або «бр» - для бренду. Заповнювати поле префікса необов'язково. В полі «Роздільник» зазначається, яким символом різні атрибути повинні відділятися один від одного. За замовченням - це завжди кома.

Аналогічним чином визначається і ланцюжок модифікаторів, які також будуть виводитися на вітрині або в інших місцях за назвою моделі. Робиться це в закладці «Модифікатори».

Таким чином, будь-яку товарну позицію можна відобразити одним рядком, який складатиметься з набору «модель + модифікатори».

Також з відображенням пов'язані і деякі з ознак, що привласнюються товарним групам (частина з них вже була розглянута вище):

«Відображати на вітрині» — якщо потрібно, щоб атрибут відображався на вітрині додатка Екран, потрібно відзначити це поле. Так, на віртуальній вітрині ніколи не відображаються різні службові дані, які використовуються співробітниками компанії, але не повинні показуватися споживачам.

«Розширена інформація» — даний атрибут має довідково -інформаційний характер. Найчастіше під цю ознаку потрапляють атрибути з типом «Текст» або «Рядок», що містять досить великі обсяги тексту, загальними словами описує товар. Якщо відзначити дану ознаку, то атрибути будуть передаватися для Екранів, але не для POS.workabox. Іншими словами, під цю ознаку потрапляють значення, які з якихось причин не повинні відображатися на касовому місці.

Що ж до послідовності відображення товарних атрибутів, то вона визначається у вікні редагування товарної групи, в закладці «Порядок властивостей». Там необхідно просто розташувати властивості в найбільш підходящому для підприємства порядку, просто перетягуючи їх мишкою.

6.7. Додавання товарів в групи

Для того щоб зайти в товарний довідник, необхідно скористатися закладкою «Товари, ціни» у головному меню, а потім вибрати «Товари». Для додавання товару в яку-небудь із груп / підгруп необхідно спочатку вибрати її в списку ліворуч. У правій частині екрана буде відображатися список вже доданих товарів (якщо такі є). На сторінці, можна побачити список всіх товарів, внесених раніше. Для редагування будь-якого з них необхідно просто клікнути на його найменування або код (присвоюється системою автоматично при внесенні товару).

Сторінка редагування складається з набору полів, кожне з яких містить певну властивість, необхідне для опису товару - розмір, колір, штрих - код і т. д. Список властивостей залежить від атрибутів даної групи. Подробиці - в «6.3. Атрибути користувачів товарних груп»».

Не забувайте про інструмент «Повернутися до довідника» - це найбільш простий спосіб повернутися до списку товарів (працівників, складів, РТТ і т. п.). Він корисний при роботі з великою кількістю найменувань.

Для додавання нового товару натисніть кнопку «Створити». У полі, що відкрилось необхідно заповнити обов'язкові для заповнення поля і натиснути «Зберегти». Якщо використовується Екран, то до товарів бажано додати зображення. Робиться це в картці товару, в закладці « Зображення» . Правила додавання зображень ті ж, що і для товарних груп : не більше 10 штук, розміром до 500 КБ, форматів jpg , gif або png.

Також кожному з товарів в workabox можна призначити супутні товари та товари-аналоги, інформацію про які покупець також зможе отримати при використанні екрана. Для створення таких зв'язків використовуються відповідні закладки в картці товару. Щоб вибрати супутній товар або товар-аналог потрібно скористатися кнопкою «Додати» або прописати інформацію про нього (назва, код в системі, артикул) в поле поруч.

Пам'ятайте, що максимальна кількість товарів, що додається залежить від обраного при реєстрації тарифного плану. Однак при цьому враховуються тільки ті товари, у яких виставлений статус «Введений». Товарів зі статусом «Архів» може бути зареєстровано як завгодно багато. Якщо умови тарифного плану не дозволяють додати ще одне найменування, то доцільно перевести в «Архів » одне з наявних.

Міняти стан можна як з картки товару, так і з довідника. Другий метод хороший тим , що дозволяє швидко змінити стану відразу великої кількості найменувань. Спочатку необхідно виділити всі товари, статуси яких повинні бути змінені (для їх вибору можна скористатися інструментом «Фільтр»). Коли були відзначені потрібні товари, то автоматично з'явиться кнопка «Змінити стан». Клікайте на неї і вибирайте необхідне значення.

Поштучний метод внесення хороший у тому випадку, коли вам потрібно додати лише кілька найменувань (максимум кілька десятків). Для великої кількості найменувань краще скористатися кнопкою «Імпорт». Імпортування дозволяє завантажити всі необхідні дані з файлу Excel. Останній може бути створений вручну, отриманий від постачальника або ж експортований з іншої системи, наприклад, з 1С.

Не забувайте про інструмент «Повернутися до довідника» - це найбільш простий спосіб повернутися до списку товарів (працівників, складів, РТТ, тощо). Він корисний при роботі з великою кількістю найменувань.

Імпорт товарів з файлу неможливий, якщо в системі не зареєстровано жодного постачальника. Подробиці про роботу з постачальниками розписані в розділі «7. Взаємини з постачальниками».

Для того щоб імпортувати файл, натискаємо «Імпортувати». У вікні, вибираємо постачальника і вказуємо шлях до файлу на вашому комп'ютері (там же можна скачати приклад того, як він повинен виглядати).

При цьому мається кілька варіантів додавання нових найменувань:

         
  • Будуть введені нові і оновлені вже існуючі (якщо такі є);
  •      
  • Будуть тільки додані нові;
  •    
  • Будуть тільки оновлені існуючі.

Якщо дані вносяться перший раз, то в цьому випадку вибираємо перше поле.

Важливо, щоб ваш файл містив поля з назвами властивостей товарів,які задані таким же чином, як і у файлі прикладу. Його можна завантажити там же, у вікні імпортування. При цьому в полі «Група товарів» повинна бути вказана саме та група, в яку і планується імпорт найменувань.

6.8. Перенесення товарів з однієї групи в іншу

Бувають випадки, коли з'являється необхідність перенесення товарів з однієї групи в іншу. Наприклад, раніше всі кондитерські вироби знаходилися в групі «Солодощі», а потім вирішено було рознести їх по окремих дочірнім групам, на кшталт «Цукерки», «Тістечка» і «Торти». Або навпаки: раніше група «Смартфони Samsung» містила дочірні групи «Galaxy» і «Note», від яких вирішено було відмовитися з метою спрощення структури номенклатурного довідника.

Виконувати подібні процедури абсолютно не складно. Правда, при великій кількості найменувань, це може зайняти певний час і зажадати максимальної уважності.

Для того щоб перенести товари з однієї групи в іншу, вибираємо «Товари, ціни», потім «Товари». Відкриваємо групу , з якої ми хочемо перенести товари, і вибираємо все необхідне (вручну або за допомогою інструменту «Фільтр»). Як тільки потрібні товари починають відзначатися, автоматично з'явиться кнопка «Змінити групу». Натискання на неї викликає вікно, в якому просто вказується нова група, потім натискається кнопка «Застосувати». Якщо відзначити пункт «Включаючи всі товари моделі», то будуть перенесені всі товари, що відносяться до моделей, що входять в дану групу. Подробиці про моделях розписані в «6.5. Спеціальні налаштування товарних груп».

Можна також скористатися імпортом. При цьому у файлі Excel в поле «Група товарів» повинно бути вказано назву нової групи. Якщо нова група містить також і нові атрибути, то потрібно заповнити і ці поля. Головне щоб без зміни залишилися такі поля , як « Найменування » і «Код постачальника». Потім при імпорті потрібно вказати, що необхідно оновити вже існуючі найменування.

Залишити відгук

Щоб ​​залишити коментар необхідно авторизуватися або зареєструватися.