WORKABOX ВІД А ДО Я: підручник для початківців

Перед вами збірка детальних інструкцій. Про те, як швидко запустити облік свого роздрібного підприємства. Як уникнути типових помилок рітейлера. На що звернути увагу при використанні продукту. Маса фішек і корисних хитрощів від професіоналів.

Підручник workabox, читайте online! А також дивіться відео уроки!

12. Облік грошових коштів

12.1. Загальні принципи та об'єкти організації обліку грошових коштів

12.2. Довідник банків

12.3. Довідник розрахункових рахунків

12.4. Довідник кас

12.5. Документи руху грошових коштів

12.6. Приклади використання документів руху грошових коштів в workabox

12.7. Створення документів руху грошових коштів в workabox

12.1. Загальні принципи та об'єкти організації обліку грошових коштів

Грошові кошти компанії - це її найбільш ліквідний актив, в першу чергу забезпечує її платоспроможність. У ході діяльності будь-якого підприємства, від найбільшого до самого невеликого, виникають різні грошові потоки. Це або готівкові платежі, або безготівкові перекази грошей через банківську систему.

Грошові кошти компанії можуть групуватися по об'єктах. Як правило, це готівка в касі і безготівкові кошти на банківських рахунках. У розрізі кожного об'єкта може бути отриманий звіт про наявність грошових коштів на початок дня чи місяця, про суми обігу за обраний період, а також сум залишку коштів на кінець періоду. Необхідно знати, де знаходяться гроші, в якій кількості, а також в результаті яких операцій вони там з'явилися. Для цього в сервісі заводяться такі об'єкти, як розрахункові рахунки і каси.

Безготівкові операції фіксуються на розрахунковому рахунку (або рахунках) в банку. Всі безготівкові платежі (оплата податків, платежі постачальникам, з/п на картки співробітників) здійснюються через ці розрахункові рахунки.

Операції з готівкою враховуються через каси підприємства. Причому каси діляться на торгові (обслуговують безпосередньо операції роздрібних продажів і повернень) і каси підрозділів (виплата з/п, здача на інкасацію торгової виручки, зберігання розмінної монети ).

Всі документи про рух грошових коштів, пов'язані з закупівлею товарів, виплатою зарплат, податками повинні бути правильно оформлені, завірені керівником або головним бухгалтером, вчасно, і в повному обсязі враховані.

У будь-якому випадку черговість платежів і списаних сум з рахунку, або видачі їх з каси має бути закріплена документально. Щоб уникнути подальшої плутанини, не рекомендується залишати подібні питання на розсуд безпосередніх виконавців.

12.2. Довідник банків

Для того щоб у сервісі була інформація про банки з якими працює компанія, необхідно вказати ці дані в довіднику банків. Для входу в нього скористайтеся закладкою «Підприємство», потім «Банки».

За наявності відповідних прав, користувач може вказувати нові банки, або редагувати дані вже заведених, за допомогою кнопки «Створити».

Банки також мають різні стани. У даному випадку їх два: «Введений» або «Архів» . Вони задаються залежно від того, чи використовується даний рахунок в даному банку для розрахунків, або ж ці дані зберігаються виключно для історії.

12.3. Довідник розрахункових рахунків

Будь-яка, більш-менш велика компанія має один або кілька розрахункових рахунків. Які використовуються для зберігання грошових коштів, розрахунків з постачальниками або отримання прибутків за безготівковим розрахунком. Всі ці рахунки необхідно внести в довідник розрахункових рахунків. Для того щоб в нього зайти , необхідно вибрати в меню «Підприємство», а потім «Розрахункові рахунки».

Внесення нового рахунку в довідник здійснюється шляхом натискання кнопки «Створити». Далі вводимо всі необхідні дані: найменування, номера рахунку і банку, в якому цей рахунок створений. Там же можна прив'язати рахунок до одного з підрозділів.

Так само, як і банки, розрахункові рахунки можуть мати два стани: «Введений» або «Архів» . Вони виставляються в залежності від того, чи використовується рахунок або збережений в системі просто для звітності.

12.4. Довідник кас

Для того щоб відкрити довідник кас підрозділів, необхідно вибрати в меню «Підприємство», а потім «Каси підрозділів».

Процедура внесення нової каси підрозділу також починається з кнопки «Створити». У вікні, вказується найменування нової каси, і до якого підрозділу вона прив'язана. Поле «Франчайзі» - інформаційне . Його вміст залежить від того, чи працює обраний підрозділ по франшизі чи ні.

Процедура ж внесення торгових кас відбувається трохи інакше - безпосередньо з картки РТТ. Необхідно зайти в меню в « Підприємство» - «РТТ», там вибрати потрібний магазин. У вікні, перемикається на вкладку «Касові місця». Тут можна завести нові торгові каси або відредагувати вже наявні.

Для внесення торгової каси необхідно вказати лише три параметри: найменування, фіскальний номер фіскального реєстратора (для кас, де він використовується ), стан.

Якщо ви використовуєте автономний касовий апарат Eksellio DP-25 (надалі список підтримуваних моделей буде розширюватися), то при створенні нової каси відзначте пункт «Використовувати РРО», після чого вкажіть тип пристрою і його IP-адресу.

Всі каси (торговельні та представництв) також як рахунки, або банки можуть мати тільки два стани: «Введений» або «Архів», і мають таке ж призначення.

12.5. Документи руху грошових коштів

Такі типові документи руху грошових коштів, як касові операції (тобто надходження грошей у касу і видача готівки) здійснюються за допомогою прибуткових і видаткових касових ордерів. Якщо видача грошових коштів здійснюється відразу багатьом особам, як це відбувається при виплаті зарплати, оформляється платіжна відомість.

Усі касові документи для здійснення контролю та аналізу фіксуються у журналі реєстрації касових ордерів. Всі рухи в касі враховуються у касовій книзі, яка заповнюється щодня, в кінці дня касир підбиває підсумки руху коштів.

У банк грошові кошти вносяться згідно з оголошенням про внесок грошових коштів. Перерахувати кошти або зняти готівку можна за допомогою платіжного доручення, а також розрахункових і платіжних чеків.

Під звіт гроші видаються тільки особам, які мають на це право, згідно з наказом керівника. Гроші видаються з каси на певний строк, повернути гроші або надати документи про те, куди вони витрачені, потрібно не пізніше цього строку.

У кожного підприємства може бути своя система документообігу. Однак деякі з документів грошових рухів є загальними для всіх компаній. В основному це стосується касових і банківських розрахунків.

12.6. Приклади використання документів руху грошових коштів в workabox

Можна навести такі приклади документів руху грошових коштів, як:

  • розрахунок за товари;
  • здача торгової виручки з каси в сейф;
  • інкасація;
  • передача грошей з сейфа на розрахунковий рахунок;
  • переведення у готівку грошей з розрахункового рахунку;
  • видача грошей під звіт на придбання необхідного (канцелярія, бензин і т. п.);
  • видача кредиту працівнику.

В сервісі workabox передбачені три типи грошових рухів:

Вхідні платежі - будь-які надходження на розрахунковий рахунок або в касу підприємства. Наприклад, повернення грошей від постачальника за некондиційний товар.

Вихідні платежі - оплата товарів постачальникам та інші поточні платежі.

Внутрішнє переміщення грошових коштів - внесення розмінної монети, винос грошей з торговельної каси в головну касу магазину. До внутрішніх переміщень відноситься також і інкасація, коли гроші з магазину вносяться на розрахунковий рахунок підприємства.

12.7. Створення документів руху грошових коштів в workabox

Всі документи руху грошових коштів в сарвісі створюються в закладці «Гроші». Як вже зазначалося вище, у користувача є можливість оформлення вхідних платежів, вихідних платежів, а також внутрішніх переміщень грошових коштів. При кліці на кожен з них відкривається відповідний довідник, в якому можна створити нові документи або переглянути вже існуючі.

Вміст довідників відрізняється для користувача представництва та співробітника РТТ. Перший буде бачити всі створені в його представництві документи. Другий же - тільки ті, що призначені для його магазину.

Робота з документами руху грошових коштів виконується за стандартними для сервісу принципам. При натисканні на кнопку «Створити» відкривається відповідне вікно, в якому необхідно заповнити, як мінімум, обов'язкові поля. Номер документа присвоюється вручну або задається сервісом автоматично.

Кожен з документів (незалежно від їх призначення) може мати 4 стани:

Введений - присвоюється автоматично, відразу ж після створення . Даний стан означає, що документ знаходиться в стані редагування. Більш того, це єдиний стан, що допускає можливість редагування.

В дорозі - означає, що процедура знаходиться в стадії виконання. Наприклад, що гроші з каси вже вилучені, але на рахунок в банку поки ще не прийшли. Редагування даних в цьому стані вже неможливо.

Завершений - виставляється, відповідно, після того, як процедура завершена.

Скасований - як зрозуміло з назви, виставляється, якщо з якихось причин процедура була скасована.

Будь-який з документів можна роздрукувати. Для цього виділяємо потрібне в довіднику і натискаємо на «Друк обраного». При необхідності, у вікні, друку вказуємо необхідні шаблони.

Залишити відгук

Щоб ​​залишити коментар необхідно авторизуватися або зареєструватися.