WORKABOX ВІД А ДО Я: підручник для початківців

Перед вами збірка детальних інструкцій. Про те, як швидко запустити облік свого роздрібного підприємства. Як уникнути типових помилок рітейлера. На що звернути увагу при використанні продукту. Маса фішек і корисних хитрощів від професіоналів.

Підручник workabox, читайте online! А також дивіться відео уроки!

8. Управління товарними запасами

8.1. Принципи управління товарними запасами

8.2. Типи замовлень в workabox та формування внутрішнього замовлення

8.3. Розрахунок рекомендованого замовлення

8.4. Замовлення декільком постачальникам на основі консолідованого замовлення

8.5. Створення внутрішніх переміщень з надходжень товарів від постачальників

8.6. Розрахунок вартості товарних залишків

8.7. Внутрішнє переміщення товарів

8.8. Інвентаризація

8.9. Коригування залишків та списання товарів

8.10. Технологічні карти

8.11. Виробничі операції

8.1. Принципи управління товарними запасами

Товарні запаси (ТЗ) в роздрібній торгівлі необхідні для того, щоб мати можливість у будь-який момент забезпечити споживача необхідним товаром. Їх наявність дозволяє уникнути ситуації, коли є потреба, але немає можливості її задовольнити.

Важливим э налагодити якісне управління товарними залишками, оскільки їх зберігання тягне за собою додаткові витрати. Завдання будь-якої компанії знайти оптимальний для себе метод управління запасами, домогтися зниження витрат на їх утримання.

Більшість невеликих компаній, що працюють у сфері роздрібної торгівлі, зазвичай використовують один склад і працюють з невеликою кількістю постачальників. У випадку ж з територіально розподіленими компаніями картина складніша. Зазвичай є локальні склади, товари які можуть закуповуватися і у локальних постачальників. Особливо це стосується тих найменувань, доставка яких з центрального складу викликає ряд труднощів чи просто невигідна.

Управління ТЗ включає в себе ряд кроків. Це і взаємодія з постачальниками, і контроль наявності товарів в мережі, і прийом нових надходжень, і багато іншого.

Можна виділити дві основні стратегії управління запасами. Перша передбачає, що рішення про закупівлі і розподіл товарів приймаються централізовано, відповідальними співробітниками головного офісу або регіональних представництв. На основі аналізу товарних залишків, даних про продаж, і прогнозу зміни попиту приймаються рішення про закупівлю нових партій товарів, переміщень товарів з одного складу на інший і т. п. Такий метод управління часто називають методом «Push» (від англійського - "штовхати", мається на увазі, що товари буквально «вштовхуються» в магазини ззовні). У даному випадку співробітники магазинів виключені з процесу замовлення товарів.

Другий варіант припускає, що частина повноважень віддається менеджерам магазинів, які вже на місці вирішують, що і в якій кількості їм потрібно. Цей метод називається методом «Pull» (від англійського «тягнути» - магазини самі «тягнуть» до себе товари). Замовлення створюються на місцях, після чого відправляються в головний офіс, де аналізуються і при необхідності корегуються. Далі, на основі цих замовлень складається зведене замовлення, яке розповсюджується між постачальниками, а отримані товари розподіляються по магазинах у відповідності з їх замовленнями. Бувають також випадки, коли немає необхідності замовляти товар, а досить просто перерозподілити товарні залишки між магазинами.

Кожен з цих двох методів має свої переваги і недоліки. Який з них підходить для певної компанії, може вирішити тільки її керівництво, спираючись на власний досвіді, знаннях або слідуючи чиїмсь порадам.

8.2. Типи замовлень в workabox та формування внутрішнього замовлення

Є два типи замовлень: внутрішні, що формуються в магазинах і направляються в офіс, і замовлення постачальникам (див. главу «7.4. Замовлення постачальникам» ). Вони мають схожу структуру, в обох вказується товар, його кількість і вартість.

Для формування внутрішнього замовлення потрібно скористатися пунктом меню «Запаси», де вибрати «Внутрішні замовлення». Відкриється довідник внутрішніх замовлень, в якому можна переглянути вже наявні документи або створити нові.

Товари при створенні замовлення можна додавати як вручну (кнопка «Додати»), так і імпортуючи їх з файлу Excel (подробиці про імпорт товарів у главі «6.1. Як створити номенклатурний довідник»). Кількість товарів що замовляється та їх ціна може редагуватися вручну.

Сервіс може допомогти у визначенні переліку товарів, що замовляються, у розрахунку їх кількості. Для цього служить функція - «Розрахунок замовлення». Але про нього мова піде нижче, в наступному розділі.

Кілька замовлень можна об'єднати в один документ. В результаті виконання цієї процедури формується консолідоване замовлення. Воно містить в собі підсумовані дані з усіх об'єднаних замовлень. Для процедури об'єднання потрібно вибрати необхідні замовлення з списку і натиснути «Об'єднати». Важливо пам'ятати, що об'єднувати можна тільки замовлення, що знаходяться в статусі «Обробляється».

Документи внутрішніх замовлень мають достатньо значну кількість станів:

  • Чернетка. Стан, що задається за замовчуванням. Мається на увазі, що документ знаходиться в стадії підготовки. Можливо будь-яке редагування даних, внесення будь-яких правок.
  • Сформований. Документ повністю готовий і потребує перевірки з боку менеджера, відповідального за замовлення.
  • Скасований. З якоїсь причини документ так і не був запущений в дію.
  • Об'єднаний. Дане замовлення було об'єднано з іншими.
  • Обробляється. Виставляється менеджером, який здійснює замовлення. Даний стан необхідний для того, щоб людина, що створила замовлення, знала, що його замовлення на поточний момент перебуває на розгляді.
  • Оброблений. Документ пройшов процедуру обробки і був прийнятий.
  • Завершений. Всі роботи по даному замовленню завершені.

8.3. Розрахунок рекомендованого замовлення

Функція «Розрахунок замовлення» може допомогти у вирішенні 2 -х завдань: визначити, який товар потрібно замовляти, і яка його кількість необхідна.

Для розрахунку, рекомендованого замовлення нам необхідно знати три показники: з якою швидкістю продається товар, на скільки днів потрібно замовити товар і скільки цього товару є на складі. За допомогою такого аналізу можна скласти замовлення на певний період роботи.

Розраховуємо, скільки було продано кожного з товарів за вказаний період (за замовчуванням виставляється останні 30 днів). Потім кількість товарів ділиться на кількість днів для отримання середньої кількості продажів за день. Потім середня кількість множиться на період (кількість днів), протягом якого планується здійснювати торгівлю. У результаті виходить приблизна кількість товарів, які можуть теоретично продатися при збереженні всіх умов. З цифри, що отримали віднімається кількість товарів все ще наявних на складі.

Якщо відмічати «Додавати товари, які продавалися», то система не буде враховувати ті товари, які були в наявності , але не продавалися взагалі. Тобто в замовлення автоматично додадуться тільки ті позиції, які продавалися в зазначений період.

Якщо в силу якихось причин, наприклад свят, очікується збільшення або зменшення попиту на товар, цю зміну можна задати в параметрі «Зміна попиту, %». Таким чином, якщо ми очікуємо збільшення продажів на 20 %, то саме таку цифру і необхідно ввести в дане поле.

Звичайно ж, в торгівлі немає, та й не може бути ніяких строгих алгоритмів. Завжди можливі винятки, викликані змінами погоди, зміною пір року, святами та іншими факторами, що сприяють підвищенню чи зниженню продажів тих чи інших товарів. Такий підхід дозволяє менеджеру провеси спрощену оцінку, на основі якої вже значно легше формувати замовлення. В будь-якому випадку, після проведення розрахунку, необхідно буде внести власні коригування вручну.

8.4. Замовлення декільком постачальникам на основі консолідованого замовлення

У розділі 8.2 було описано, як на основі декількох замовлень з магазинів отримати консолідоване внутрішнє замовлення. На основі консолідованого внутрішнього замовлення можна створити замовлення постачальнику. Для цього відкривається документ внутрішнього замовлення, вибирається «Створити» - «Замовлення постачальникам». Таким чином з одного документа створюється новий, але вже іншого типу, що містить в собі всі внутрішні замовлення. Однак, як бути, якщо товари замовляються одночасно у декількох постачальників?

Найпростіший спосіб - дублювати це замовлення за кількістю постачальників і видалити в кожному зайве. Для створення дублікатів відкривається сторінка документа, потім використовується інструмент «Створити » - «Копіювати поточний». Потім у дублікатах видаляються непотрібні позиції і на їх основі створюються замовлення постачальникам.

Однак цей метод несе в собі і певні ризики. Наприклад, можна випадково видалити зайве або в різних замовленнях залишити один і той же товар - виявити такі помилки згодом дуже важко. Сервіс workabox надає і більш зручне рішення . На основі внутрішнього консолідованого замовлення створюється замовлення постачальнику. Потім з нового документа видаляються всі непотрібні позиції або зменшується кількість товарів, що замовляються. Наприклад, якщо постачальник працює тільки з взуттям, то прибираємо із замовлення весь одяг. Одне замовлення готове.

Потім, на основі того ж внутрішнього замовлення створюємо ще одне замовлення постачальнику. І сервіс в друге замовлення додасть лише ті товари, яких немає в першому замовленні. Або навіть якщо в першому замовленні для якогось товару зменшили кількість, то в другому буде той же товар в потрібній кількості (тобто, якщо ці замовлення скласти вийде вихідне замовлення).

Наприклад, створюються замовлення для трьох постачальників. Спочатку створюється перше замовлення, в якому викреслюються всі позиції, які повинні бути отримані від другого і третього постачальників. Потім з другого замовлення видаляються позиції для третього. У результаті трете замовлення містить вже тільки необхідні позиції. Дана методика дозволяє відчутно заощадити час і зменшити вірогідність появи різних помилок.

8.5. Створення внутрішніх переміщень з надходжень товарів від постачальників

Вище ми розглянули, як на основі консолідованого внутрішнього замовлення можна скласти кілька замовлень постачальникам. Але можлива також і зворотна процедура - можна створювати також документи переміщення товарів між складами з документів надходжень товарів від постачальників. Таке буває потрібно, коли отримавши велике замовлення від одного постачальника, ми повинні розподілити товари між РТТ.

У даному випадку з надходжень товарів від постачальників, за допомогою інструменту «Створити» створюються документи переміщення товарів між складами (точками зберігання). При цьому можна скористатися тією ж методикою, коли при створенні другого документа система буде автоматично додавати тільки ті товари, яких немає в першому. Це дуже зручно в тих випадках, коли в різні магазини потрібно поставити різні товари.

8.6. Розрахунок вартості товарних залишків

Для підрахунку прибутку від продажу товару, бухгалтерії необхідно знати, скільки цей товар коштував для компанії. Ця інформація необхідна для підрахунку збитків, отриманих у результаті втрати даного товару з якоїсь причини. На перший погляд процедура не здається складною, адже ми знаємо кількість товару і вартість, за якою ми набували його у постачальника. Однак якщо один і той же товар купувався кілька разів за різними цінами, ситуація ускладнюється.

Для вирішення цього завдання в роздрібній торгівлі використовуються два стандартних способи розрахунку. Перший - партійний облік, коли кожна партія товарів враховується окремо. Такий підхід хороший тим, що відрізняється дуже високою точністю. Однак він досить складний і до нього рідко вдаються у невеликих компаніях.

Другий спосіб - облік за середньозваженими цінами приходу. В даному випадку, якщо перша партія товару прийшла за однією ціною, а друга за іншою, то ціна розраховується як середнє арифметичне. Прив'язка до партій відсутня. Такий метод користується куди більшою популярністю, оскільки він зручніше і дає досить точний результат.

Сервис workabox розраховує суму товарних залишків саме за другим способом - середньозваженою ціною.

8.7. Внутрішнє переміщення товарів

Внутрішнє переміщення товарів використовується в кількох випадках:

  • Коли товар переміщається зі складу в магазин для подальшого продажу;
  • Коли товар переміщається з магазину на склад, наприклад, для подальшого повернення постачальнику;
  • Коли товар перерозподіляється між магазинами, або складами.

Для переміщення товару між складами потрібно скористатися закладкою меню «Запаси» і вибрати «Переміщення товарів між складами». Слід зазначити, що під словом «склад» тут мається на увазі об'єкт зберігання. Цілком можливо оформити переміщення безпосередньо від магазину до магазину. При створенні нового документа, товари що переміщуються можна додавати вручну або імпортувати з файлу Excel.

Важливу роль при створенні документа внутрішнього переміщення товару відіграє інструмент «Операції». З його допомогою можна підставити в документ середньозважені ціни, ціни з прайс-листа (подробиці про роботу з ПЛ див. в розділі «9.3. Робота з прайс-листами в РТТ»»), або встановити їх вручну. Середньозважені ціни використовуються для переміщення товарів зі складу на склад. Ціни з ПЛ підходять у двох ситуаціях. По-перше, для переміщення товарів зі складу в магазин, щоб його працівники не бачили закупівельних цін. По-друге ПЛ використовують, відпускаючи товар франчайзі, для того щоб вказати обумовлені умовами контракту франчайзингові ціни.

Кількість товарів, що повертаються задається вручну або за допомогою все того ж інструмента «Операції» - вибирається «Встановити максимальну кількість». У такому випадку буде автоматично виставлено максимальну кількість товарів, що значаться на зазначеному об'єкті зберігання.

Документ внутрішнього переміщення товару може мати кілька статусів:

  • Введений. Вказується автоматично при створенні, мається на увазі, що переміщення ще тільки в стадії підготовки. При даному статусі, можливо, будь-яке редагування всіх даних.
  • В дорозі. Даний статус виставляється після того, як товар вже покинув відправника, але ще не був прийнятий одержувачем. При цьому товар вже не числиться на залишках відправника.
  • Завершений. Статус, що означає, що товар був прийнятий одержувачем.
  • Скасований. Призначення статусу зрозуміло з назви.

8.8. Інвентаризація

Інвентаризацією в роздрібній торгівлі називається перевірка відповідності фактичних і облікових товарних залишків. Адже як би ретельно не вівся облік, все одно частина товару втрачається в процесі торгівлі. Щось розбивається в процесі транспортування, щось вкрадається в магазині і т. п. Цілком звичайна ситуація, коли в облікових залишках числиться 100 штук, а на ділі їх всього лише 90. Плутанина можливо і через неправильне ведення обліку. І позбутися її можна лише шляхом періодичного проведення інвентаризації.

Інвентаризація може бути повною і частковою (відповідний тип вказується при створенні документа). Документ проведення інвентаризації створюється через розділ меню «Запаси» - «Інвентаризація». Потім додаються товари, які необхідно перевірити, вручну, за допомогою сканера штрих-кодів або шляхом імпорту. Можна також скористатися інструментом «Операції» - «Товар в наявності». У такому випадку система автоматично додасть всі товари, які значаться на вибраному об'єкті зберігання. Якщо ж вказати «Вся номенклатура», то відповідно в список буде додано все, що є в номенклатурному довіднику.

Для зручності персоналу інвентаризація може також проводиться за допомогою додатка POS. Workabox (див.«13.14. Використання POS.workabox при проведенні інвентаризації»).

Документи інвентаризації можуть мати чотири статусу:

  • Чернетка - задається автоматично при створенні нового документа. В цьому стані можна вносити будь-які зміни в документ. Означає, що інвентаризація все ще проводиться.
  • Завершена - виставляється після закінчення інвентаризації. Будь-яке редагування вже неможливо.
  • Об'єднана - виставляється автоматично, коли об'єднані кілька документів інвентаризації. Об'єднувати можна тільки інвентаризації, що мають статус «Завершена».
  • Скасована - призначення даного статусу зрозуміло з назви.

8.9. Коригування залишків та списання товарів

Якщо в результаті інвентаризації було знайдено розбіжності, то необхідно зайнятися їх усуненням. Однією з причин розбіжності фактичних і облікових товарних залишків може бути неправильно виставлений статус документа. Наприклад, при внутрішньому переміщенні товару був виставлений статус «В дорозі», який потім просто забули перевести в статус «Завершено». Таким чином, може скластися ситуація, коли товари фактично надійшли на склад, але сервіс цього не врахував. Тому, при знаходженні розбіжностей, перше, що потрібно зробити - перевірити статуси документів.

Якщо ж розбіжності викликані іншими причинами, то приймається рішення як ці розбіжності усувати: списати, оформити через поверненням / приход або переміщення . Можливий також варіант відшкодування вартості товару матеріально відповідальною особою (наприклад, вирахувати з зарплати). У всіх цих випадках потрібно створити якісь документи товарних рухів. І тут workabox може допомогти в справі формування необхідних документів.

Для створення документів коригування необхідно, відкривши документ інвентаризації скористатися інструментом «Створити» і вибрати необхідне: документи коригування, як переміщення товарів між складами (витрата), переміщення товарів між складами (прихід), повернення товарів постачальникам і приходи товарів. Тобто, по суті, створити можна документи двох типів: одні для випадків, коли є надлишок, а інші для недостачі. У обох випадках сервіс автоматично підставлятиме потрібні найменування і кількість.

Важливо. Якщо проводилася часткова інвентаризація, то при створенні коригуючого документа, система буде враховувати тільки ті дані, які є в документі інвентаризації. Повна інвентаризація враховує різницю між усім, що є на залишках в даному об'єкті зберігання, і тим, що внесено в документ інвентаризації.

Списання товарів можна оформити і без проведення інвентаризації. Для цього потрібно вибрати пункт меню «Запаси» - «Списання товарів». Вказується відправник, відповідальна особа і самі товари. Кількість списаних товарів задається вручну. Якщо ж потрібно списати весь вибраний товар, то можна скористатися інструментом «Операції» - «Встановити максимальну кількість».

Документ списання може мати чотири статуси:

  • Введений - задається автоматично при створенні документа. При даному статусі можливі будь-які зміни даних.
  • В дорозі - означає, що товари, що підлягають списанню, вже покинули відправника, але поки ще не досягли кінцевої мети. При цьому товари вже не числяться на об'єкті обліку.
  • Завершений - процедура списання завершена.
  • Скасований - зрозуміло з назви.

8.10. Технологічні карти

У торгівлі і громадському харчуванні нерідко доводиться мати справу з одноманітними операціями. Наприклад, коли потрібно з декількох видів цукерок скласти подарунковий набір. Або з ряду продуктів приготувати страву. Документи, розписують такі процедури, називаються технологічними картами.

Ще технологічні карти можуть описувати процедуру перефасування, коли отримані від постачальника товари у великих упаковках розподіляються по більш зручній тарі.

Наявність технологічних карт дозволяє стандартизувати процес і уникнути помилок, заощадити час і коректно врахувати трудовитрати.

Для створення технологічних карт в workabox, потрібно скористатися меню «Виробництво» - «Технологічні карти». Після натискання кнопки «Створити» вказуємо назву нової карти, склади зберігання сировини і готової продукції. Потім вибираємо матеріали і готову продукцію.

Технологічні карти можуть мати два стани:

  • Введений - карта створена і використовується, редагування можливе.
  • Архів - виставляється, коли дана карта більше не застосовується. Редагування в даному стані неможливе.

Тут слід зазначити, що технологічна карта - це ще не сама процедура, а лише її опис. Про самі виробничих операціях мова йде нижче.

8.11. Виробничі операції

Після створення всіх необхідних технологічних карт можна приступати до проведення описаних в них виробничих операцій. Для цього заходимо в «Виробництво» - «Виробничі операції» і натискаємо кнопку «Створити».

У вікні вказується потрібна технологічна карта (допустимі тільки карти зі станом «Введений»), обсяги виробництва, склади, відповідальний за операцію та інша подібна інформація. Всі дані про кількість підставляються автоматично. Також автоматично розраховується сума операції.

Документ виробничої операції може мати три стани:

  • Введений - документ в процесі редагування.
  • Завершений - виставляється після завершення процедури.
  • Скасований - призначення зрозуміло з назви.

Важливо відзначити, що якщо кількості товарів на складах недостатньо, система видасть відповідне повідомлення і не дозволить перевести документ у стан «Завершений».

Документ виробничої операції можна створити прямо з документа технологічної карти. Для цього необхідно відкрити потрібну карту і скористатися кнопкою «Створити», вказавши в випадаючому меню «Виробничі операції».

Залишити відгук

Щоб ​​залишити коментар необхідно авторизуватися або зареєструватися.