WORKABOX ВІД А ДО Я: підручник для початківців

Перед вами збірка детальних інструкцій. Про те, як швидко запустити облік свого роздрібного підприємства. Як уникнути типових помилок рітейлера. На що звернути увагу при використанні продукту. Маса фішек і корисних хитрощів від професіоналів.

Підручник workabox, читайте online! А також дивіться відео уроки!

7. Взаємини з постачальниками

7.1. Довідник постачальників

7.2. Надходження товарів від постачальника

7.3. Повернення товарів постачальникам

7.4. Замовлення постачальникам

Workabox забезпечує гнучкий і простий сервіс для взаємодії з постачальниками. Усі вони заносяться в єдиний довідник. Внесення до сервісу надходження товарів від постачальників або його повернення не викликає складнощів. Передбачена максимально зручна процедура формування замовлень постачальникам.

Для роботи з постачальниками в головному меню передбачена вкладка «Закупівля». Працювати з нею може будь-який користувач, незалежно від того, до якого підрозділу він відноситься.

7.1. Довідник постачальників

Ведення довідника постачальників технічно не відрізняється від реєстрації нового співробітника (див. розділ «5.4. Регистрация учётной записи пользователя»). Для входу в довідник необхідно в головному меню вибрати «Закупівля» і далі «Постачальники».

У вікні, що відкрилося, знаходиться список (довідник) постачальників, якщо такі вже були внесені, з їх загальними даними. Для внесення нового постачальника досить натиснути на кнопку «Створити» і внести усі необхідні дані.

Якщо взаєморозрахунки відбуваються через банк, то його назва і номер рахунку вказуються у відповідних полях (детальніше про внесення нових банків див. розділ «12.2. Довідник банків»). Персональний код постачальникові надається сервісом автоматично.

Кількість постачальників не обмежується тарифним планом і може бути скільки завгодно великою.

Для редагування даних про постачальника і зміни його статусу досить просто клікнути на його назві або коді. У вікні, що відкрилося, присутні ті ж поля, що були доступні при реєстрації. Кнопка «Історія» дозволяє проглянути історію усіх змін, які відбувалисяя з цим постачальником.

Постачальники можуть мати два стани - «Введіний» и «Архівний». Перший задається за замовчанням і означає, що з цим постачальником ведеться діяльність. Якщо ж діяльність тільки планується або припинена, то необхідно змінити статус на «Архівний». Робиться це в процесі редагування, за допомогою перемикача, розташованого в правій частині екрану, безпосередньо під кодом постачальника.

7.2. Надходження товарів від постачальника

Для реєстрації отримання товарів від постачальника треба скористатися закладками «Закупівля» - «Надходження товарів від постачальників». У вікні, що відкрилося, відображується список усіх надходжень, розташованих по даті їх реєстрації.

Для створення нового документу про прихід товару необхідно вказати «Створити» і заповнити у вікні, що відкрилося, усі необхідні поля, вказавши час і дату (за замовчанням задаються поточні), одержувача (склад або РТТ) і відповідального за отримання працівника. Там само задається і список отримуваних товарів.

Процедура ця схожа із створенням номенклатурного довідника (див. розділ « 6.2. Визначення структури НД»). Поле «Номер документу» служить для вказівки номера документу. Якщо залишити його порожнім, то сервіс заповнить його автоматично, просто вказавши в нім порядковий номер документу (від моменту початку діяльності підприємства). Код документу генерується автоматично.

Якщо товари, що поставляються, вже внесені до бази, то можна просто натиснувши на «Додати» (вибрати у вікні, що відкрилося, потрібні найменування (тут може знадобитися інструмент «Фільтр»). В отриманому списку можна вручну задавати кількість і ціну - для цього необхідно просто клікнути на відповідному полі.

Важливо! Проведення процедури надходження від постачальника неможливе з порожнім номенклатурним довідником. Більше того, він повинен містити усі отримані найменування. Якщо ви отримали нові товари, спочатку введіть їх будь-яким зручним способом в номенклатурний довідник (див. розділ «6. Номенклатурний довідник»). Інакше сервіс видасть помилку імпорту. Якщо товарів декілька, то їх можна додати вручну. При великій кількості товару скористайтеся процедурою імпорту.

Якщо список отриманих товарів великий, то при оформленні надходження краще не додавати їх вручну. Скористайтеся кнопкою «Імпорт» для імпортування файлу MS Excel, отриманого від постачальника. Так само, як і при створенні номенклатурного довідника, дуже важливо, щоб цей файл містив вказані в прикладі поля. Про те, що їх можна задавати самостійно і як це робити, розповідається в главі «6.2. Визначення структури НД».

Якщо які-небудь товари вирішено видалити зі списку отримуваних, то вони просто виділяються, після чого натискається кнопка, що автоматично з'являється - «Видалити».

Документ надходження товару від постачальника може мати 4 статуси:

  • Введений - в цьому стані документ готовий до використання, але ще не запущений в справу. Є можливість відредагувати його: змінити склад, відповідальну особу, додати товари і тому подібне. Більше того - це єдиний статус, що допускає можливість редагування.
  • В дорозі - постачання очікується найближчим часом. Редагування на цьому етапі вже неможливе.
  • Скасований - цей статус вказується у тому випадку, якщо з яких-небудь причин вирішено було відмовитися від отримання товарів.
  • Завершений - задається після того, як товари отримані і розподілені.

Статус «Введений» надається автоматично при створенні документу. Змінити його можна лише один раз. Документ відмічений, наприклад, «В дорозі» уже не может отримати статус «Введений». Зміна на інші статуси дозволяється в будь-який час.

Важливо! Слід пам'ятати, отриманий товар враховуватиметься сервісом тільки у тому випадку, якщо документ надходження переведений в статус «Завершений».

При необхідності документи надходження товарів можна завантажити на комп'ютер. Виділяємо в списку потрібне і натискаємо на кнопку, що з'явилася - «Друк». Як вже відзначалося в розділі «3.3. Використання, інтерфейс, корисні прийоми», сервіс workabox не відправляє інформацію безпосередньо на принтер, а здійснює «друк у файл». Тобто користувачеві пропонується зберегти файл у форматі MS Excel в будь-якому зручному для нього місці.

Надалі, на основі документів надходжень від постачальників створюються документи внутрішніх переміщень товарів. Вони потрібні для розподілу отриманих товарів по складах і магазинах. Подробиці див. в главі «8. Управління товарними запасами».

7.3. Повернення товарів постачальникам

Вибираємо в головному меню «Закупівля» і «Повернення товарів постачальникам». Технічно процедура мало чим відрізняється від надходження товарів, навіть статуси схожі. Ось тільки склади в даному випадку задаються не як одержувачі, а як відправники.

Так само, як і у випадку з отриманням, в таблиці повернених товарів можна вказувати кількість товарів і їх вартість. Якщо є готовий файл MS Excel, який містить товари, що підлягають поверненню, то він просто імпортується в сервіс.

Якщо з яких-небудь причин необхідно повернути всю кількість вказаного в документі товару, то зручніше буде скористатися кнопкою «Операції». При здійсненні повернення вона дозволяє встановити максимальну кількість для вибраного найменування, відпадає необхідність вказувати цю цифру вручну, знижується вірогідність помилки.

7.4. Замовлення постачальникам

Аналогічним чином створюються і замовлення постачальникам. Принципи дій тут схожі з тими, що вимагаються в надходженнях або поверненнях. Різниця полягає лише в більшій кількості статусів. Їх тут 7:

  • Чернетка - призначення зрозуміле з назви. Цей статус задається автоматично і один раз, дозволяє вносити будь-які поправки. Повернення до "Чернетки" після зміни цього статусу неможливе.
  • Об'єднаний - цей статус вказує на те, що це замовлення об'єднане з іншим або з іншими. Детальніше про об'єднання замовлень розповідається нижче.
  • Скасований - статус необхідний на той випадок, якщо вирішено було з будь-якої причини відмовитися від замовлення.
  • Сформований - означає, що замовлення повністю сформоване, і можна його обробляти. Цей статус корисний в тих випадках, коли замовлення складене менеджером з магазину, який тим самим вказує, що він закінчив свою роботу і повинен її перевірити, наприклад, менеджер з головного офісу.
  • Обробляється - цей статус є логічним продовженням попереднього. Перш ніж починати перевірку, менеджер з офісу виставляє його з метою вказати, що замовлення прийняте в роботу.
  • Оброблений - після того, як усі перевірки здійснені, замовлення схвалене, виставляння цього статусу означає, що замовлення вже відправлене постачальникові.
  • Завершений - усі замовлені найменування вже отримані, робота в цьому напрямі завершена.

Нерідко буває необхідно об'єднати декілька замовлень в одне. В результаті процедури об'єднання формується нове консолідоване замовлення, що містить в собі підсумовані дані з усіх об'єднаних замовлень. Для процедури об'єднання необхідно вибрати потрібні замовлення в списку і натиснути «Об'єднати». Об'єднувати можна тільки замовлення, що знаходяться в статусі «Обробляється».

Замовлення постачальникам можна також створювати з внутрішніх замовлень, які магазини пересилають в головний офіс. Подробиці про внутрішні замовлення висвітлені в главі «8. Управління товарними запасами».

Після того, як замовлення готово, його можна завантажити до себе на комп'ютер у вигляді файлу MS Excel. Для цього використовується кнопка «Друк». Отриманий файл можна відправити постачальникові по електронній пошті або в надрукованому вигляді.

Залишити відгук

Щоб ​​залишити коментар необхідно авторизуватися або зареєструватися.